Vertragsbedingungen für Unternehmen

Leistungsbeschreibung einfach-vollstrecken.de für Unternehmen Fassung EV-LB-U-2026-10-20 1. Leistung Browserbasierte Software zur Vorbereitung der Zwangsvollstreckung aus eigenen vollstreckbaren Titeln: Erfassung von Titel, Schuldner und Forderung, Forderungskonto mit Zinsen nach § 247 und § 288 BGB, Kosten und Zahlungen, technische Wiedervorlagen nach den erfassten Daten, Erstellung der amtlichen Formulare nach der Zwangsvollstreckungsformular-Verordnung in der ab 01.10.2026 geltenden Fassung: Vollstreckungsauftrag an den Gerichtsvollzieher (Anlage 1 mit Forderungsaufstellung Anlage 6) und Antrag auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses zur Pfändung von Kontoguthaben beim Kreditinstitut oder von Arbeitseinkommen beim Arbeitgeber (Anlagen 4, 5 und 7). Formulare entstehen als Formularentwurf; das PDF entsteht erst nach Freigabe durch eine zweite berechtigte Person. Vor dem Herunterladen weist die Software darauf hin, dass der Kunde alle Angaben im PDF vor dem Versand selbst auf Richtigkeit und Vollständigkeit kontrollieren muss. Einreichung durch den Kunden. Der Kunde unterschreibt und reicht selbst ein. Auf Wunsch stellt die Software ein Übermittlungspaket für den eigenen sicheren Übermittlungsweg des Kunden (z. B. sein besonderes elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach, eBO) zusammen, übermittelt aber nichts. Den Versand über das eBO des Kunden darf auch eine andere berechtigte beschäftigte Person übernehmen; die Person, deren Name als einfache Signatur erscheint, muss die Erklärungen bei der Freigabe selbst bestätigt haben. Hinweis zu den Risiken: Die einfache Signatur ersetzt die Unterschrift nur, wenn das Dokument von der signierenden Person selbst oder über das eigene Postfach des Gläubigers auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht wird; ob das Gericht oder der Gerichtsvollzieher eine Einreichung durch eine andere Person anerkennt, ist nicht abschließend geklärt und kann zu Rückfragen oder Zurückweisung führen. Im Zweifel reicht der Kunde auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift ein. Unterzeichnet eine bevollmächtigte beschäftigte Person (§ 79 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 ZPO), befüllt die Software den Abschnitt zum Bevollmächtigten; dieser Weg ist nur auf Papier mit beigefügter Original-Vollmacht möglich. Beim elektronischen Weg mit Scan des Titels lädt der Kunde den Scan nicht in die Software hoch; er bestätigt einzeln, dass der Scan von der Ausfertigung selbst stammt und alle Seiten mit Klausel, Zustellungsnachweis, Siegel und Vermerken vollständig und lesbar enthält und dass die Forderung in Auftragshöhe besteht. Die Software prüft den Scan nicht. Weitere Funktionen. Organisation mit Rollen und Vier-Augen-Freigabe, Protokoll aller Freigaben, Eingänge zum Fall hochladen (verschlüsselt gespeichert) und Angaben aus Drittschuldnererklärungen selbst eintragen, Verlauf je Fall und Übersicht über die Forderungen, Folgekostenrechner mit Quellen und Stand-Datum, geführte Suche in den amtlichen Insolvenzbekanntmachungen (der Nutzer sucht selbst und trägt das Ergebnis ein; nach einem eingetragenen Treffer geht die Bearbeitung erst weiter, wenn der Nutzer bestätigt, dass der Treffer den Schuldner nicht betrifft oder das Verfahren beendet ist). Die Software liest Dokumente nicht aus und bewertet weder Angaben noch Suchergebnisse. Gerichtliches Mahnverfahren (Vorbereitung). Für Forderungen ohne Titel stellt die Software die erfassten Angaben in der Reihenfolge des Online-Mahnantrags der Mahngerichte zusammen (Ausfüllhilfe). Der Kunde gibt den Antrag selbst auf dem Portal der Mahngerichte ein, prüft ihn dort und sendet ihn ab. Die Software erfasst die Schritte des Verfahrens nach den Angaben des Kunden, legt daraus Wiedervorlagen an und übernimmt einen Vollstreckungsbescheid auf Wunsch als Titel. Sie bildet den Ablauf des Online-Mahnantrags nur übersichtlicher ab, übermittelt nichts an das Mahngericht und erbringt keine Rechtsdienstleistung. Im Mahnverfahren bewertet das Gericht nicht, ob der Anspruch besteht; für die Richtigkeit der Angaben ist allein der Kunde verantwortlich. Für Unternehmen außerdem, in jedem Tarif: - Import von Fällen aus einer Excel- oder CSV-Datei nach Vorlage (Prüfung je Zeile, angelegt werden nur fehlerfreie Zeilen; vor der Bestätigung zeigt eine Vorschau die Zeilen mit Warnmerkmalen) und Zahlungsimport aus CSV, Excel oder Kontoauszug (CAMT.053) mit Zuordnungsvorschlag, den der Nutzer je Zahlung bestätigt; - Stapelerstellung von Formularentwürfen für mehrere Fälle und gemeinsame Freigabe gleichartiger Formularentwürfe (Bestätigung jeder Erklärung, gespeichert je Formularentwurf; Vier-Augen-Prinzip bleibt); - Berichte und Export (CSV für Buchhaltung und ERP, Protokollauszug mit Prüfnachweis); - Programmschnittstelle (REST-API) mit Schlüsseln je Organisation (Rechte, Ablauf, Widerruf) zum Abruf von Fällen und Forderungsständen, Anlegen von Fällen (Pflichtbestätigungen gibt eine Person in der Fallakte ab) und Buchen von Zahlungen; Handlungen über einen Schlüssel werden der Organisation zugerechnet, den Schutz der Schlüssel verantwortet der Kunde; - Benachrichtigungen (Webhooks) an vom Kunden bestimmte https-Adressen mit Aktenzeichen und technischen Kennungen, bei Zahlungen mit Datum und Betrag, bei Wiedervorlagen mit Art und Fälligkeit; Zustellung mit Wiederholungen, ohne Zusage eines Empfangs. Für Empfangsadressen außerhalb der EU bzw. des EWR ist der Kunde verantwortlich; - Anmeldung über das Unternehmenskonto (SSO, OpenID Connect); der zweite Faktor von einfach-vollstrecken.de bleibt Pflicht. > Wichtiger Hinweis zu Stapelerstellung, gemeinsamer Freigabe, Import und Schnittstelle. Diese Funktionen sparen > Zeit, verlagern aber keine Verantwortung. Antworten auf Vorab-Abfragen, Pflichtbestätigungen und Erklärungen in > amtlichen Formularen (insbesondere die Versicherungen nach §§ 754a, 829a ZPO), die der Kunde mit einem Schritt für > viele Fälle abgibt, gelten für jeden einzelnen Fall und jeden einzelnen Antrag. Die Software gleicht nicht ab, ob sie > für jeden Fall zutreffen. Der Kunde nimmt jeden Fall, für den eine Antwort oder Erklärung nicht zutrifft, aus dem > Stapel heraus und bearbeitet ihn einzeln. Für die Folgen unzutreffender Antworten und Erklärungen ist allein der Kunde > verantwortlich (Vertragsbedingungen §§ 7a, 10.4). 2. Tarife - Start: 49,00 € netto im Monat; bis 25 aktive Titel, 2 Nutzer. - Business: 149,00 € netto im Monat; 250 aktive Titel im Grundpreis, jeder weitere aktive Titel 0,40 € netto im Monat (nachträglich nach dem Stand am Monatsende); 10 Nutzer, bei mehr als 250 aktiven Titeln unbegrenzt viele Nutzer. - Jährliche Zahlweise: 10 % Nachlass auf den Grundpreis, Vorauszahlung. - Einrichtung (freiwillig, einmalig): 490,00 € netto – Online-Workshop zur Bedienung der Software und Einrichtung der Organisation mit Rollen; ohne Einsicht in Falldaten und ohne Beratung zu einzelnen Fällen (Vertragsbedingungen § 4.5). Aktiver Titel: jeder erfasste Titel in einem nicht als erledigt markierten Fall (auch „ruhend“); gelöschte Titel und Fälle zählen nicht; Stichtag für die Abrechnung ist das Ende des Kalendermonats, ohne anteilige Berechnung angebrochener Monate (Einzelheiten: Vertragsbedingungen § 4.2). Innerhalb des Tarifs beliebig viele Formularentwürfe. 3. Unterstützte Fälle Die Formularerstellung unterstützt derzeit Fälle mit einer Hauptforderung und höchstens einer Zinsregel, auch mit erfassten Zahlungen und bisherigen Vollstreckungskosten (diese nur mit Bezeichnung und der Angabe, dass ein Beleg vorliegt). Zahlungen verrechnet die Software nach den angezeigten Rechenregeln; als Zahlungstag gilt der Tag der Gutschrift beim Gläubiger, Erlöse aus der Zwangsvollstreckung werden in der gesetzlichen Reihenfolge verrechnet. Das Ergebnis der Verrechnung bestätigt der Nutzer vor der Freigabe. Schuldner kann eine natürliche Person ohne gesetzliche Vertretung oder ein Unternehmen sein; bei einem Unternehmen trägt der Nutzer Registergericht, Registernummer und gesetzliche Vertreter ein und bestätigt, dass sie einem aktuellen Registerauszug entsprechen. Erworbene Forderungen, aus denen der Kunde als Rechtsnachfolger vollstreckt, werden unterstützt; Rechtsnachfolgeklausel und Zustellungsnachweis fügt der Kunde als Anlage bei und bestätigt dies; Gericht oder Gerichtsvollzieher können dazu Rückfragen stellen. Nicht unterstützt werden: Forderungen aus Verbraucherdarlehen, Titel aus Adhäsionsverfahren und andere Titel mit Angaben zu Straftaten, unklare Rechtsnachfolge, Teilvollstreckung aus mehreren Titeln, Zug-um-Zug-Titel, ausländische Titel, Unterhaltsvollstreckung, Fälle mit Insolvenzbezug, minderjährige oder betreute Schuldner, Nachlässe, Vollstreckung gegen öffentliche Stellen und Forderungen, die nur zur Einziehung oder treuhänderisch abgetreten wurden. Die Software fragt diese Punkte vor der Erstellung eines Formulars ab und erstellt in diesen Fällen kein Formular. 4. Nicht enthalten Rechtsberatung, Bewertung des Einzelfalls, Auswahl von Maßnahmen, Einreichung bei Gericht oder Gerichtsvollzieher, Übermittlung an das Mahngericht, Kontakt zum Schuldner, Einzug von Forderungen. Gerichts- und Gerichtsvollzieherkosten zahlt der Kunde direkt an die zuständige Stelle. 5. Technik und Betrieb Nutzung im aktuellen Browser (Chrome, Edge, Firefox, Safari) auf Computer oder Tablet. Anmeldung mit Passwort oder über das Unternehmenskonto (SSO) und zweitem Faktor (Authenticator-App, Passkey oder als Notlösung Code per E-Mail). Rechenzentrum in Deutschland; tägliche verschlüsselte Sicherung an einen getrennten Speicherort in Deutschland, zusätzlich eine Sicherung der Datenbank vor jeder Aktualisierung der Software. Verfügbarkeit, Support und Reaktionszeiten: Abschnitt „Service-Level und Support“. Datenexport jederzeit; nach Vertragsende 90 Tage Exportmodus. Anlage SLA: Service-Level und Support Bestandteil der Vertragsbedingungen für Unternehmen (§ 1.2) und dieser Leistungsbeschreibung. 1. Geltungsbereich Gilt für Kunden in den Tarifen Start und Business ab dem Beginn des bezahlten Zeitraums. Im unentgeltlichen Testvertrag gilt es nicht. 2. Verfügbarkeit 2.1 Zusage: 98 % im Kalendermonat (Vertragsbedingungen § 8.1). Gemessen wird die Erreichbarkeit der Anmeldeseite des Kundenbereichs und der Prüfadresse der Anwendung durch einen externen Überwachungsdienst in Abständen von höchstens drei Minuten. 2.2 Nicht mitgerechnet werden: - angekündigte Wartungsfenster (Ankündigung mindestens drei Werktage vorher im Kundenbereich und per E-Mail; bevorzugt werktags 20–23 Uhr oder am Wochenende; höchstens acht Stunden im Monat), - kurze Unterbrechungen beim Einspielen neuer Softwarestände (Wartungsmodus, in der Regel unter einer Minute), - Störungen außerhalb des Einflussbereichs der Anbieterin (z. B. Netz des Kunden, Ausfall öffentlicher Netze, höhere Gewalt), Störungen durch den Kunden oder durch von ihm angebundene Systeme, - Dienste Dritter, auf die die Software nur verweist (Gerichte, Gerichtsvollzieher, Portal der Mahngerichte, Identitätsanbieter des Kunden bei der Anmeldung über das Unternehmenskonto). 2.3 Gutschrift bei Unterschreitung: Je angefangenem Prozentpunkt unter 98 % erhält der Kunde eine Gutschrift von 5 % des Monatsentgelts, höchstens 25 % des Monatsentgelts. Bei jährlicher Zahlweise gilt ein Zwölftel des Jahresentgelts als Monatsentgelt. Die Gutschrift gibt es auf Antrag in Textform innerhalb von 30 Tagen nach Monatsende; sie wird mit der nächsten Rechnung verrechnet. Weitergehende Ansprüche nach § 10 der Vertragsbedingungen bleiben unberührt. 3. Support 3.1 Kanäle: schriftlich über das Kontaktformular im Kundenbereich oder per E-Mail an kontakt@einfach-vollstrecken.de. Supportzeiten: Montag bis Freitag 9–17 Uhr, ausgenommen bundeseinheitliche Feiertage sowie 24. und 31. Dezember. 3.2 Inhalt: Bedienung, Technik, Konto, Abrechnung, Darstellung der erfassten Daten und der Rechenweg der Software. Allgemeine Hinweise zu Formularen und Abläufen gibt der Support nur mit festen Textbausteinen, die nicht auf den einzelnen Fall angepasst werden. Der Support bewertet keinen Einzelfall und empfiehlt keine Maßnahmen; solche Anfragen lehnt er ab und verweist an die Rechtsabteilung oder Kanzlei des Kunden. 3.3 Einstufung und Reaktionszeiten (Reaktion = erste inhaltliche Antwort mit nächstem Schritt, innerhalb der Supportzeiten): | Stufe | Beschreibung | Reaktion | |---|---|---| | Kritisch | Software für alle Nutzer des Kunden nicht nutzbar (Anmeldung, Kundenbereich oder Formularerstellung insgesamt gestört) oder Verdacht auf Datenschutzverletzung | 4 Stunden | | Hoch | Wesentliche Funktion für mehrere Nutzer gestört, keine zumutbare Umgehung | 1 Werktag | | Normal | Einzelne Funktion gestört oder Umgehung möglich; Fragen zur Bedienung, Abrechnung, Wünsche | 2 Werktage | 3.4 Die Stufe legt der Kunde bei der Meldung vorläufig fest; die Anbieterin kann sie mit Begründung ändern. Reaktionszeiten sind Zielwerte für die Reaktion, keine Zusage einer Behebungszeit. 4. Eskalation | Stufe | Wann | An wen | |---|---|---| | 1 | Jede Meldung | Support (kontakt@einfach-vollstrecken.de) | | 2 | Reaktionszeit überschritten oder kritische Störung länger als einen Werktag | Geschäftsführung, Betreff „Eskalation“ an kontakt@einfach-vollstrecken.de – wird bevorzugt bearbeitet | | 3 | Wiederholte kritische Störungen im selben Kalendermonat | Abstimmung zwischen Geschäftsführung und Ansprechpartner des Kunden über Maßnahmen und Zeitplan | Bei kritischen Störungen informiert die Anbieterin betroffene Kunden per E-Mail über Beginn, Stand und Ende der Störung. 5. Datensicherung und Wiederherstellung 5.1 Tägliche verschlüsselte Sicherung der Datenbank, der Kundendateien und der Schlüssel an einen getrennten Speicherort bei einem anderen Anbieter in Deutschland; Aufbewahrung 30 Tage. Vor jedem neuen Softwarestand zusätzlich eine Sicherung auf dem Server. 5.2 Wiederherstellungsziele (Zielwerte, keine Garantie): höchstens 24 Stunden Datenverlust (letzte tägliche Sicherung), Wiederherstellung des Betriebs innerhalb von 2 Werktagen nach einem Totalausfall des Servers. Wiederherstellung aus einer Sicherung nur nach dokumentierter Entscheidung der Geschäftsführung; danach werden zwischenzeitlich gelöschte Daten erneut gelöscht. 6. Sicherheitsvorfälle und Datenschutz Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten an den Kunden ohne unangemessene Verzögerung, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis (AVV Anhang II Abschnitt 9). 7. Nachweise für den Kunden - Protokollauszug mit Prüfnachweis jederzeit im Kundenbereich (Berichte und Export, Rolle „Inhaber“), - vollständiger Datenexport jederzeit; nach Vertragsende 90 Tage Exportmodus, - Sicherheitsübersicht, Technische und organisatorische Maßnahmen (EV-TOM) und AVV auf Anfrage bzw. im Kundenbereich, - Verfügbarkeitswerte des Vormonats auf Anfrage.

Vertragsbedingungen der Einfach Elterngeld GmbH für einfach-vollstrecken.de (Unternehmen) Einfach Elterngeld GmbH · Pennricher Straße 31 · 01157 Dresden · Registergericht Amtsgericht Dresden, HRB 36979 · E-Mail kontakt@einfach-vollstrecken.de · www.einfach-vollstrecken.de (im Folgenden „Anbieterin“) Fassung EV-AGB-U-2026-10-20 § 1 Geltungsbereich 1.1 Diese Bedingungen gelten für Verträge über die Software einfach-vollstrecken.de (Tarife Start und Business), die Unternehmer (§ 14 BGB), juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen („Kunde“) online buchen. Verträge mit Verbrauchern werden zu diesen Bedingungen nicht geschlossen; der Kunde bestätigt bei der Buchung, als Unternehmer zu handeln. 1.2 Bestandteile des Vertrags sind in dieser Rangfolge: die bei der Buchung angezeigte Tarif- und Preisübersicht, die Leistungsbeschreibung mit ihrem Abschnitt „Service-Level und Support“ (Anlage SLA), der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und diese Bedingungen. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn die Anbieterin ihnen nicht widerspricht. § 2 Was die Software ist – und was nicht 2.1 einfach-vollstrecken.de ist eine Software, mit der der Kunde die Zwangsvollstreckung aus eigenen vollstreckbaren Titeln selbst vorbereitet: Erfassung von Titel, Schuldner und Forderung, Forderungskonto mit Zinsen, Kosten und Zahlungen, Formularentwürfe der amtlichen Formulare nach der Zwangsvollstreckungsformular-Verordnung. Für Forderungen ohne Titel unterstützt sie die Vorbereitung des Online-Antrags im gerichtlichen Mahnverfahren; den Antrag gibt der Kunde selbst auf dem Portal der Mahngerichte ein und sendet ihn selbst ab. Umfang und unterstützte Fallgestaltungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung. 2.2 Keine Rechtsdienstleistung. Die Anbieterin erbringt keine Rechtsberatung und keine Rechtsdienstleistung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes. Sie bewertet keine Einzelfälle, insbesondere nicht Bestand, Fälligkeit, Verjährung oder Vollstreckbarkeit einer Forderung oder die Erfolgsaussicht einer Maßnahme, empfiehlt keine Maßnahme für einen bestimmten Fall und wählt keine aus, tritt nicht gegenüber Gerichten, Gerichtsvollziehern, Schuldnern oder Drittschuldnern auf, reicht nichts ein und zieht keine Forderungen ein. 2.3 Berechnungen beruhen ausschließlich auf den Eingaben des Kunden und den in der Software mit Quelle und Fassung hinterlegten Rechenregeln. Wiedervorlagen sind technische Erinnerungen nach den erfassten Daten, keine rechtliche Prüfung von Fristen oder Verjährung. 2.4 Nur eigene Forderungen. Der Kunde nutzt die Software ausschließlich für Forderungen, deren Inhaber er selbst ist. Die Bearbeitung fremder Forderungen, die Nutzung für Dritte (auch für verbundene Unternehmen ohne eigenen Vertrag) sowie Forderungen, die ihm nur zur Einziehung oder treuhänderisch abgetreten wurden, sind ausgeschlossen. Forderungen, die der Kunde endgültig erworben hat und aus denen er als Rechtsnachfolger vollstreckt, darf er bearbeiten; er fügt dem Antrag die Rechtsnachfolgeklausel und den Zustellungsnachweis als Anlage bei und bestätigt dies in der Software. Gericht oder Gerichtsvollzieher können dazu Rückfragen stellen. § 3 Vertragsschluss 3.1 Die Darstellung der Tarife auf der Website ist kein Angebot. Mit dem Absenden der Buchung auf der Bezahlseite unseres Zahlungsdienstleisters gibt der Kunde ein Angebot ab. Der kostenpflichtige Vertrag kommt zustande, wenn die erste Rechnung bezahlt ist; die Anbieterin bestätigt den Vertragsschluss per E-Mail (Vertragsbestätigung). Bei SEPA-Lastschrift geschieht dies nach dem Zahlungseingang. 3.2 Der Vertragstext wird gespeichert; Tarif, Preise und die bei der Buchung geltende Fassung dieser Bedingungen stehen in der Vertragsbestätigung und im Kundenbereich unter „Tarif“. § 3a Kostenlose Testphase 3a.1 Mit der Registrierung kommt ein unentgeltlicher Testvertrag zustande. Der Kunde kann die Software 14 Tage unentgeltlich testen. Für den Testvertrag gelten diese Bedingungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag, den der Kunde bei der Registrierung im Kundenbereich bestätigt; Fassung und Zeitpunkt werden gespeichert, das PDF steht im Kundenbereich bereit. Der Kunde bestätigt bei der Registrierung, als Unternehmer zu handeln. 3a.2 In der Testphase gelten die Grenzen des Tarifs Start (25 aktive Titel, 2 Nutzer). Die Testphase endet automatisch mit Ablauf des 14. Tages; einer Kündigung bedarf es nicht, ein kostenpflichtiger Vertrag entsteht nur durch eine ausdrückliche Buchung (§ 3). Die Anbieterin erinnert drei Tage vor dem Ende per E-Mail. 3a.3 Nach dem Ende der Testphase ohne Buchung kann der Kunde seine Daten ansehen und exportieren, aber nicht mehr bearbeiten. Konten ohne Buchung werden sechs Monate nach der Registrierung gelöscht; die Anbieterin kündigt die Löschung einen Monat vorher per E-Mail an. 3a.4 In der Testphase haftet die Anbieterin nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie nach § 10.2; im Übrigen gilt § 10 entsprechend. § 4 Tarife, aktive Titel, Nutzer 4.1 Der Umfang richtet sich nach dem gebuchten Tarif: - Start: bis 25 aktive Titel, 2 Nutzer. - Business: 250 aktive Titel im Grundpreis, 10 Nutzer, bei mehr als 250 aktiven Titeln unbegrenzt viele Nutzer; weitere aktive Titel gegen Aufpreis nach § 5.3. 4.2 Aktiver Titel. Jeder in der Software erfasste Titel ist ab seiner Anlage aktiv, solange der Fall, zu dem er gehört, nicht als „erledigt“ markiert ist. Fälle mit dem Status „offen“, „in Vollstreckung“ oder „ruhend“ zählen mit; ein Pausieren oder Ruhen beendet die Zählung nicht. Titel in als erledigt markierten Fällen sowie gelöschte Titel und Fälle zählen nicht. Jeder erfasste Titel zählt einzeln, auch wenn der Kunde denselben Titel mehrfach erfasst hat. Maßgeblich für die Abrechnung ist der Stand am Ende des letzten Tages eines Kalendermonats (Stichtag); Zu- und Abgänge während des Monats sind ohne Bedeutung. Angebrochene Monate werden nicht anteilig berechnet. Endet der Vertrag vor dem Stichtag, wird für diesen Monat nichts nach § 5.3 berechnet. Den aktuellen Stand zeigt der Kundenbereich unter „Tarif“; die Rechnung nennt Stichtag, Zahl der aktiven Titel und Zahl der berechneten weiteren Titel. Im Tarif Start kann ein weiterer Titel nicht angelegt werden, solange 25 aktive Titel bestehen; der Kunde kann jederzeit in den Tarif Business wechseln. 4.3 Ein Nutzer ist eine Person mit eigenem Zugang zur Organisation des Kunden. Zugänge sind persönlich und dürfen nicht geteilt werden. 4.4 Tarifwechsel ist im Kundenbereich unter „Tarif“ möglich. Der Preisunterschied wird für den laufenden Abrechnungszeitraum anteilig verrechnet. Ein Wechsel zu Start setzt voraus, dass höchstens 25 aktive Titel bestehen. 4.5 Einrichtung (freiwillig): Wird die Einrichtung mitgebucht, umfasst sie einen gemeinsamen Online-Workshop zur Bedienung der Software (einschließlich des Imports durch den Kunden) und die Einrichtung seiner Organisation mit Rollen. Die Anbieterin nimmt dabei keine Einsicht in Falldaten, berät nicht zu einzelnen Fällen und legt keine Maßnahmen fest; fachliche Vorgaben gibt der Kunde schriftlich, die Anbieterin setzt sie nur technisch um. Die Einrichtung wird mit der ersten Rechnung bezahlt; den Termin stimmen die Parteien nach der Buchung ab. § 5 Preise und Zahlung 5.1 Es gelten die bei der Buchung angezeigten Preise. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. 5.2 Der Grundpreis ist im Voraus zu zahlen: bei monatlicher Zahlweise monatlich, bei jährlicher Zahlweise jährlich (10 % Nachlass gegenüber zwölf Monatspreisen). 5.3 Weitere aktive Titel (Business): Für jeden aktiven Titel über 250 am Ende eines Kalendermonats berechnet die Anbieterin 0,40 € netto für diesen Monat. Die Abrechnung erfolgt nachträglich: bei monatlicher Zahlweise mit der nächsten Monatsrechnung, bei jährlicher Zahlweise mit einer gesonderten Monatsrechnung. 5.4 Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift über den Zahlungsdienstleister Stripe; die Beträge werden zu den Fälligkeiten automatisch eingezogen. Rechnungen stellt die Anbieterin elektronisch bereit (Kundenbereich „Tarif“, Kundenportal des Zahlungsdienstleisters); der Kunde ist mit der elektronischen Rechnung einverstanden. 5.5 Schlägt eine Zahlung fehl, informiert der Zahlungsdienstleister den Kunden und versucht den Einzug erneut. Bleibt eine fällige Zahlung trotz Erinnerung aus, kann die Anbieterin den Zugang nach Ankündigung auf Lesen und Exportieren beschränken; das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt. Gerichts- und Gerichtsvollzieherkosten (Fremdkosten) zahlt der Kunde unmittelbar an die zuständige Stelle. 5.6 Die Anbieterin kann die Preise mit einer Frist von sechs Wochen zum Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums ändern. Der Kunde kann in diesem Fall zum Wirksamwerden der Änderung kündigen; darauf weist die Anbieterin in der Mitteilung hin. § 6 Laufzeit und Kündigung 6.1 Bei monatlicher Zahlweise läuft der Vertrag jeweils einen Monat, bei jährlicher Zahlweise jeweils ein Jahr, und verlängert sich um den gleichen Zeitraum, wenn er nicht gekündigt wird. 6.2 Der Kunde kann jederzeit zum Ende des bezahlten Abrechnungszeitraums kündigen – im Kundenbereich unter „Tarif“, im Kundenportal des Zahlungsdienstleisters oder über die Schaltfläche „Verträge hier kündigen“ auf der Website. Bei einer Kündigung über die Schaltfläche ohne Anmeldung im Kundenbereich bestätigt die Anbieterin den Eingang sofort; zum Schutz vor Kündigungen durch Unbefugte führt sie die Kündigung aus, sobald eine Inhaberin oder ein Inhaber des Kundenkontos sie über den Link in der E-Mail an die im Kundenkonto hinterlegte Adresse bestätigt hat. Die Anbieterin kann mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt. 6.3 Bereits bezahlte Beträge für den laufenden Abrechnungszeitraum werden bei einer ordentlichen Kündigung nicht anteilig erstattet. 6.4 Das Recht des Kunden, nach § 11.4 einen Wechsel zu verlangen, bleibt unberührt. § 7 Pflichten des Kunden Der Kunde ist insbesondere verpflichtet, 1. Daten (Titel, Parteien, Beträge, Zinsen, Kosten, Zahlungen) vollständig und zutreffend zu erfassen; 2. jeden Formularentwurf und jedes PDF vor Verwendung und Versand inhaltlich auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu kontrollieren und Erklärungen in amtlichen Formularen nur nach eigener Kontrolle im dafür vorgesehenen Bestätigungsschritt abzugeben; 3. Anträge und Aufträge selbst zu unterschreiben und einzureichen und Fristen eigenverantwortlich zu überwachen; 4. nur befugte Personen als Nutzer einzurichten, Zugangsdaten und zweite Faktoren geheim zu halten und Zugänge ausgeschiedener Beschäftigter unverzüglich zu sperren; 5. keine Angaben zu Straftaten und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) zu erfassen, soweit sie nicht für ein amtliches Formularfeld zwingend erforderlich sind; 6. als Verantwortlicher für die Daten seiner Schuldner Rechtsgrundlage, Informationspflichten und Löschfristen festzulegen; 7. bei Stapelerstellung, gemeinsamer Freigabe, Import und Programmschnittstelle (§ 7a) dieselbe Sorgfalt anzuwenden wie bei jedem einzelnen Fall; 8. im Mahnverfahren nur Ansprüche geltend zu machen, die nach seiner eigenen Einschätzung bestehen und fällig sind; das Mahngericht bewertet den Anspruch nicht. § 7a Massenfunktionen: Verantwortung des Kunden Wichtiger Hinweis. Mit Stapelerstellung und gemeinsamer Freigabe gibt der Kunde Antworten auf Vorab-Abfragen und Erklärungen in amtlichen Formularen (insbesondere die Versicherungen nach §§ 754a, 829a ZPO) mit einem Schritt für viele Fälle zugleich ab. Jede dieser Antworten und Erklärungen gilt für jeden einzelnen Fall und jeden einzelnen Antrag so, als hätte der Kunde sie dort gesondert abgegeben. Die Software stellt nur fest, ob die Pflichtangaben vorhanden sind; sie gleicht nicht ab, ob eine Antwort oder Erklärung für jeden Fall des Stapels zutrifft. Diese Kontrolle liegt allein beim Kunden. Trifft eine Antwort oder Erklärung auch nur für einen Fall nicht zu, nimmt der Kunde diesen Fall aus dem Stapel heraus und bearbeitet ihn einzeln. Dasselbe gilt für Pflichtbestätigungen, die der Kunde beim Import einmal je Datei abgibt, und für Daten, die sein System über die Programmschnittstelle übermittelt. Folgen unzutreffender Antworten oder Erklärungen trägt der Kunde nach § 10.4. § 8 Verfügbarkeit, Änderungen der Software 8.1 Die Anbieterin stellt die Software mit einer Verfügbarkeit von 98 % im Kalendermonat bereit, ausgenommen angekündigte Wartungsfenster und Störungen außerhalb ihres Einflussbereichs. Wartungsfenster kündigt sie mindestens drei Werktage vorher an, außer bei Sicherheitsvorfällen, die sofortiges Handeln erfordern. 8.2 Die Anbieterin entwickelt die Software weiter und passt Formulare an geänderte amtliche Fassungen an. Der vertraglich vereinbarte Funktionsumfang wird dabei nicht wesentlich eingeschränkt. § 9 Nutzungsrechte, Sperrung 9.1 Der Kunde erhält für die Vertragsdauer das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht, die Software durch seine Nutzer bestimmungsgemäß zu nutzen. Eine Weitergabe an Dritte, Unterlizenzierung und Nutzung für Dritte sind ausgeschlossen. 9.2 Die Anbieterin darf Zugänge vorübergehend sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte für einen erheblichen Vertragsverstoß (insbesondere § 2.4), eine Gefährdung der IT-Sicherheit oder eine rechtswidrige Nutzung bestehen. Sie informiert den Kunden unverzüglich, nennt den Grund und hebt die Sperre auf, sobald der Grund entfallen ist. § 10 Mängel und Haftung 10.1 Die Anbieterin beseitigt Mängel der Software in angemessener Frist nach Meldung. Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen. 10.2 Die Anbieterin haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei Arglist, nach dem Produkthaftungsgesetz, im Rahmen einer übernommenen Garantie und soweit sonst eine zwingende gesetzliche Haftung besteht. 10.3 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet die Anbieterin für den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden, je Schadensfall begrenzt auf 50.000 €, mindestens jedoch auf die Entgelte, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis zu zahlen hatte. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf; dazu gehören insbesondere die zutreffende Übertragung der Eingaben in Berechnung und Formular nach der Leistungsbeschreibung und der Schutz der Daten nach dem AVV. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die Haftung für Erfüllungsgehilfen richtet sich nach denselben Grundsätzen. 10.4 Für Nachteile, die allein auf unrichtigen oder unvollständigen Eingaben des Kunden oder auf der Verwendung nicht kontrollierter Formularentwürfe oder PDFs beruhen, haftet die Anbieterin nicht; das gilt auch für Antworten und Erklärungen, die der Kunde in Stapelerstellung, gemeinsamer Freigabe oder Import für mehrere Fälle zugleich abgibt (§ 7a), und für Daten, die sein System über die Programmschnittstelle übermittelt. Rechenfehler der Software und fehlerhafte Übertragungen der Angaben in Formulare liegen in ihrem Verantwortungsbereich. Die Freigabe eines Formularentwurfs durch den Kunden schließt die Haftung der Anbieterin nicht aus. Ein Mitverschulden des Kunden bestimmt sich insbesondere danach, ob ein Fehler bei zumutbarer Kontrolle der Vorschau erkennbar war, ob der Kunde eine eigene Fristenkontrolle geführt und ob er erkannte Fehler unverzüglich gemeldet hat. 10.5 Ansprüche betroffener Personen nach Art. 82 DSGVO werden durch diesen Paragraphen nicht beschränkt; er regelt nur das Verhältnis zwischen den Parteien. § 11 Datenschutz, Daten nach Vertragsende 11.1 Hinsichtlich der vom Kunden erfassten personenbezogenen Daten (insbesondere Schuldnerdaten) handelt die Anbieterin als Auftragsverarbeiter; es gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag. 11.2 Der Kunde kann seine Daten während der Laufzeit jederzeit exportieren. Nach Vertragsende steht das Konto 90 Tage im ausschließlich lesenden Exportmodus zur Verfügung; die Anbieterin erinnert vorher per E-Mail. Der Kunde kann die Löschung im Kundenbereich um bis zu zwölf Monate aufschieben. Danach löscht die Anbieterin die operativen Daten nach dem Löschkonzept; aus Datensicherungen verschwinden sie spätestens 30 Tage später. Gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungs- und Nachweisdaten bleiben getrennt gespeichert. 11.3 Wechsel: Der Export enthält die Daten in maschinenlesbarer Form mit einer Feldbeschreibung. Für Export und Exportmodus berechnet die Anbieterin keine Wechselentgelte. Auf Wunsch unterstützt sie einen Wechsel zu einem anderen Anbieter durch Auskünfte zu Format und Inhalt des Exports; weitergehende Unterstützung nur nach gesonderter Vereinbarung. 11.4 Wechsel nach dem Data Act. Unabhängig von § 6 kann der Kunde in Textform verlangen, zu einem anderen Anbieter zu wechseln oder seine Daten auf eigene Systeme zu übertragen (Art. 23 ff. Verordnung (EU) 2023/2854, „Data Act“). a) Frist: Der Wechsel beginnt zu dem vom Kunden genannten Zeitpunkt, spätestens zwei Monate nach Zugang des Wechselverlangens; das gilt auch bei jährlicher Zahlweise. b) Übergangszeitraum: Ab Beginn unterstützt die Anbieterin den Wechsel höchstens 30 Kalendertage lang und stellt die Software in dieser Zeit weiter vertragsgemäß bereit. Ist dieser Zeitraum aus technischen Gründen nicht einzuhalten, teilt die Anbieterin dies innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem Wechselverlangen mit Begründung mit und nennt einen anderen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten. c) Abruf der Daten: Nach dem Übergangszeitraum kann der Kunde seine Daten mindestens 30 Tage lang abrufen; der Exportmodus von 90 Tagen nach § 11.2 erfüllt das. d) Vertragsende: Der Vertrag endet mit dem erfolgreichen Abschluss des Wechsels; die Anbieterin bestätigt dies in Textform. Verlangt der Kunde nur die Löschung seiner Daten, endet der Vertrag nach Ablauf des Übergangszeitraums. e) Entgelte: Für den Wechsel und den Export berechnet die Anbieterin keine Wechsel- oder Datenexportentgelte. Bei jährlicher Zahlweise bleibt das für den laufenden Jahreszeitraum bereits bezahlte Entgelt geschuldet und wird nicht anteilig erstattet. § 12 Änderungen dieser Bedingungen, Schlussbestimmungen 12.1 Änderungen dieser Bedingungen bietet die Anbieterin mindestens sechs Wochen vor dem vorgesehenen Wirksamwerden in Textform an; sie werden nur wirksam, wenn der Kunde ausdrücklich zustimmt (im Kundenbereich oder in Textform). Stimmt der Kunde nicht zu, gilt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort; beide Parteien behalten ihr Recht zur ordentlichen Kündigung. 12.2 Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertrag ist Dresden, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. 12.3 Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Auftragsverarbeitungsvertrag für Kunden von einfach-vollstrecken.de Standardvertragsklauseln nach Art. 28 Abs. 7 DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915) mit Anhängen I–IV Dokument-ID: EV-AVV · Version 1.2 · Fassung EV-AVV-U-2026-10-20 Gilt für Unternehmen; für Privatkunden gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag für Privatkunden (EV-AVV-P). Zugehörig: Technische und organisatorische Maßnahmen (EV-TOM, Anhang III), Löschkonzept, Sicherheitsübersicht. Teil A – Einbeziehungsvereinbarung zwischen dem Kunden (Unternehmen mit Firma und Anschrift wie bei der Registrierung angegeben und in der Vertragsbestätigung bzw. im Kundenbereich ausgewiesen) – „Verantwortlicher“ – und Einfach Elterngeld GmbH, Pennricher Straße 31, 01157 Dresden, Amtsgericht Dresden HRB 36979, vertreten durch den Geschäftsführer Felix Böhme, handelnd unter der Marke „einfach-vollstrecken.de“ – „Auftragsverarbeiter“ – 1. Klauseln: Die Parteien vereinbaren die Standardvertragsklauseln zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern gemäß Art. 28 Abs. 7 DSGVO im Anhang zum Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 der Kommission vom 4. Juni 2021 (nachfolgend „Klauseln“), Abschnitte I bis IV, in der amtlichen deutschen Sprachfassung. Der amtliche Klauseltext wird diesem Vertrag unverändert beigefügt. 2. Auswahlmöglichkeiten innerhalb der Klauseln: | Klausel | Auswahl | |---|---| | Klausel 5 (Kopplungsklausel) | nicht vereinbart | | Klausel 7.7 lit. a (Unterauftragsverarbeiter) | Option 2: allgemeine schriftliche Genehmigung; Unterrichtung über beabsichtigte Änderungen mindestens 30 Tage im Voraus in Textform | | Klausel 9 (Meldung von Verletzungen) | Angaben nach Anhang II Abschnitt 9 | | Anhang I | Liste der Parteien – Teil B | | Anhang II | Beschreibung der Verarbeitung – Teil B | | Anhang III | Technische und organisatorische Maßnahmen – Teil B mit Verweis auf das datierte TOM-Dokument | | Anhang IV | Liste der Unterauftragsverarbeiter – Teil B | 3. Ergänzende Bestimmungen: Die Anhänge enthalten produktspezifische Konkretisierungen. Sie sollen den Klauseln nicht widersprechen und die Rechte betroffener Personen nicht beschränken. Im Fall eines Widerspruchs gehen die Klauseln vor (Klausel 4). Kommerzielle Fragen (Vergütung von Unterstützungsleistungen, Kosten von Prüfungen, Haftung im Innenverhältnis) regelt der Hauptvertrag. 4. Hauptvertrag: Hauptvertrag ist der Nutzungsvertrag Unternehmen nach den Vertragsbedingungen der Einfach Elterngeld GmbH für einfach-vollstrecken.de (Unternehmen) in der jeweils vereinbarten Fassung (bei Abschluss: Fassung EV-AGB-U-2026-10-20), einschließlich des unentgeltlichen Testvertrags nach deren § 3a. 5. Haftung: Ansprüche betroffener Personen nach Art. 82 DSGVO werden durch Haftungsregelungen zwischen den Parteien nicht beschränkt. 6. Rangfolge: Dieser Vertrag geht dem Hauptvertrag hinsichtlich datenschutzrechtlicher Pflichten vor. 7. Abschluss: Der Verantwortliche schließt diesen Vertrag in elektronischem Format (Art. 28 Abs. 9 DSGVO) ab, indem eine vertretungsberechtigte oder bevollmächtigte Person ihn bei der Registrierung im Kundenbereich bestätigt. Fassung und Zeitpunkt der Bestätigung werden gespeichert; der Vertrag steht im Kundenbereich jederzeit als PDF zum Abruf bereit. Er gilt ab der Registrierung, also bereits für den Testvertrag. 8. Dauer: Laufzeit des Hauptvertrags einschließlich Exportmodus, eines vom Verantwortlichen gewählten Aufschubs und der Löschung nach Anhang II Abschnitt 8. Abschluss elektronisch durch Bestätigung im Kundenbereich; Zeitpunkt und Fassung ergeben sich aus dem Protokoll und dem PDF im Kundenbereich. Teil B – Anhänge Anhang I – Liste der Parteien | | Verantwortlicher | Auftragsverarbeiter | |---|---|---| | Name | Firma laut Kundenbereich | Einfach Elterngeld GmbH (Marke „einfach-vollstrecken.de“) | | Anschrift | laut Kundenbereich | Pennricher Straße 31, 01157 Dresden | | Register | laut Kundenbereich, falls angegeben | Amtsgericht Dresden HRB 36979 | | Kontaktperson | Person mit der Rolle „Inhaber“ laut Kundenbereich | Felix Böhme, Geschäftsführer, kontakt@einfach-vollstrecken.de | | Datenschutzbeauftragter | nach Angabe des Verantwortlichen, falls benannt | Unsere Datenschutzbeauftragte bzw. unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter kontakt@einfach-vollstrecken.de (Betreff „Datenschutz“). | | Unterschrift und Datum | siehe Teil A | siehe Teil A | Weisungen: Weisungsberechtigt sind auf Seiten des Verantwortlichen die Personen mit der Rolle „Inhaber“ in der Software sowie weitere Personen, die der Verantwortliche in Textform benennt. Weisungen erfolgen über die Funktionen der Software (z. B. Löschen, Export, Aufschub der Löschung) oder in Textform an kontakt@einfach-vollstrecken.de. Weisungsempfänger beim Auftragsverarbeiter ist der Geschäftsführer. Anhang II – Beschreibung der Verarbeitung 1. Gegenstand, Art und Zweck Bereitstellung und Betrieb einer webbasierten Software, mit der der Verantwortliche eigene titulierte Forderungen verwaltet (Fallakte), Forderungskonten führt und Entwürfe amtlicher Vollstreckungsformulare nach der Zwangsvollstreckungsformular-Verordnung (Vollstreckungsauftrag an den Gerichtsvollzieher, Antrag auf Pfändungs- und Überweisungsbeschluss) erstellt, kontrolliert, freigibt und herunterlädt; Vorbereitung des Online-Antrags im gerichtlichen Mahnverfahren (Zusammenstellung der erfassten Angaben, ohne Übermittlung an das Mahngericht); Ablage von Eingängen (Schriftstücke zum Fall), Verlauf und Wiedervorlagen nach den erfassten Daten. Art der Verarbeitung: Erheben durch Eingabe oder Hochladen durch den Verantwortlichen, Speichern, Ordnen, Berechnen (Zinsen, Salden, Wiedervorlagen), Verknüpfen, Erzeugen von PDF-Dokumenten und Übermittlungspaketen zum Download, Anzeigen, Bereitstellen zum Download und Export, Protokollieren, Sichern, Löschen. Nur für Unternehmen zusätzlich: Einlesen von Import- und Kontoauszugsdateien (die Dateien werden nach dem Lesen gelöscht, das Prüfergebnis spätestens nach 25 Stunden); Übermittlung über die Programmschnittstelle an Systeme des Verantwortlichen, die dieser mit einem Schlüssel berechtigt; Übermittlung von Benachrichtigungen (Webhooks) an vom Verantwortlichen bestimmte Empfangsadressen; Entgegennahme der Anmeldebestätigung des Identitätsanbieters des Verantwortlichen (SSO). Übermittlungen an Systeme und Adressen des Verantwortlichen erfolgen auf dessen Weisung; die Auswahl der Empfangsadressen und deren Sitz verantwortet der Verantwortliche. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall (Art. 22 DSGVO): Die Software wählt keine Maßnahmen aus, bewertet keine Fälle und reicht nichts ein. Die Software übermittelt nichts an Gerichte, Gerichtsvollzieher, Schuldner, Drittschuldner, Auskunfteien oder KI-Dienste. Hochgeladene Dokumente werden nicht automatisch ausgelesen. 2. Kategorien betroffener Personen | Kategorie | Beispiele | |---|---| | Schuldner | natürliche Personen und Ansprechpartner juristischer Personen, gegen die der Verantwortliche vollstreckt | | Gesetzliche Vertreter von Schuldnern | Geschäftsführer, Betreuer, Eltern minderjähriger Schuldner | | Drittschuldner und deren Ansprechpartner | Kreditinstitute, Arbeitgeber, sonstige Drittschuldner | | Beschäftigte und Vertreter des Verantwortlichen | Nutzer der Software, gesetzliche Vertreter, Bevollmächtigte | | Sonstige in Titeln oder Eingängen genannte Personen | Rechtsvorgänger, Mitschuldner, Prozessbevollmächtigte, Gerichtsvollzieher | 3. Kategorien personenbezogener Daten | Kategorie | Daten | |---|---| | Identifikationsdaten Schuldner/Drittschuldner | Anrede, Name/Firma, Vornamen, Anschrift, Land, Geburtsdatum, Geburtsort, Registergericht, Registernummer, Geschäftszeichen | | Vertretungsdaten | Funktion, Name und Vornamen gesetzlicher Vertreter | | Titeldaten | Titelart, ausstellende Stelle, Datum, Geschäftszeichen, Zustellungsdatum, Rechtsnachfolgeangaben | | Forderungs- und Zahlungsdaten | Hauptforderung, Kosten, Zinsregeln, Zahlungen mit Datum, Betrag, Zahler, Verwendungszweck und Tilgungsbestimmung, Salden | | Falldaten | Aktenzeichen des Verantwortlichen, Forderungsart und -rolle, Status, Antworten auf Vorab-Abfragen, Pflichtbestätigungen, Wiedervorlagen, erfasste Ereignisse (z. B. Zustellungen, Insolvenzsuchen), Notizen (Freitext) | | Formularinhalte | in die Entwürfe übernommene Daten, gewählte Formularmodule, Erklärungsbestätigungen, Datenschnappschuss und Prüfwert | | Eingänge | hochgeladene Schriftstücke (PDF, JPEG, PNG) wie Beschlüsse, Zustellungsnachweise, Drittschuldnererklärungen, Protokolle und Mitteilungen des Gerichtsvollziehers, Vermögensverzeichnisse, Zahlungsnachweise, Schreiben; Dateiname, Art, Prüfsumme; vom Nutzer übertragene Angaben | | Bankverbindung des Verantwortlichen | Kontoinhaber, IBAN | | Angaben zu Drittschuldnern des Schuldners | kontoführendes Institut, Arbeitgeber, soweit vom Verantwortlichen erfasst | | Nutzer- und Protokolldaten | Name, E-Mail, Rolle, Zeitpunkte von Änderungen und Freigaben, Art des zweiten Faktors (nie Codes oder Geheimnisse) | | Import- und Zahlungsdateien (nur Unternehmen) | Inhalte der hochgeladenen Dateien bis zum Prüfergebnis, einschließlich Zahler und Verwendungszweck von Zahlungen ohne Fallbezug | | Schnittstelle, Webhooks, SSO (nur Unternehmen) | API-Schlüssel (nur Prüfwert, Präfix, Rechte, Ablauf), Webhook-Empfangsadressen und Zustellprotokolle (Inhalt: Aktenzeichen, technische Kennungen, bei Zahlungen Datum und Betrag, bei Wiedervorlagen Art und Fälligkeit; 30 Tage), SSO-Einstellungen (Aussteller, Client-ID, verschlüsseltes Geheimnis, Domains) und Kennung der Person beim Identitätsanbieter | Daten mit gesetzlicher Zweckbindung: Daten aus dem Vermögensverzeichnis, aus Drittauskünften (§ 802l ZPO) und aus dem Schuldnerverzeichnis unterliegen einer gesetzlichen Zweckbindung. Der Verantwortliche verwendet sie nur für die Vollstreckung der jeweiligen Forderung. Über die Speicherdauer entscheidet der Verantwortliche: Voreingestellt ist eine Löschung solcher Eingänge zwölf Monate nach Eingang; einen Monat vorher erhält die Person mit der Rolle „Inhaber“ eine E-Mail. Der Verantwortliche kann die Frist im Kundenbereich ändern. Eine weitergehende technische Beschränkung (Zugriffsbeschränkung, Exportsperre) besteht nicht; die Zweckbindung stellt der Verantwortliche organisatorisch sicher. 4. Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) – Minimierung 1. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist nicht Zweck der Software. Sie können sich mittelbar ergeben (z. B. Betreuung eines Schuldners) oder in hochgeladenen Schriftstücken enthalten sein. 2. Der Verantwortliche gibt solche Angaben nur ein, soweit ein amtliches Formularfeld sie erfordert (z. B. Angabe eines Betreuers als gesetzlicher Vertreter), und nicht in Freitextfelder. Er lädt nur Schriftstücke hoch, die er für die Vollstreckung der Forderung benötigt. 3. Die Software enthält keine Felder für Gesundheits- oder Sozialdaten. 5. Ausschluss von Daten nach Art. 10 DSGVO Ausgeschlossen sind Titel und Forderungen, deren Bearbeitung Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen, Straftaten oder damit zusammenhängenden Sicherungsmaßregeln erfordert, insbesondere Titel aus Adhäsionsverfahren. Der Verantwortliche gibt solche Daten weder in Felder noch in Freitextfelder ein und lädt keine Schriftstücke mit solchen Daten hoch. Absicherung: Positivliste der Titelarten, Bestätigung je Fall bei der Falleröffnung, Hinweis an Freitextfeldern. Der Auftragsverarbeiter sieht Titel und Eingänge nicht durch; Zweifelsfragen dazu beantwortet der Support nicht. Für den Inhalt hochgeladener Eingänge ist der Verantwortliche verantwortlich. 6. Protokolle und Rollen Die Rollen werden je Verarbeitungsvorgang bestimmt. Es werden zwei getrennte Protokolle geführt: 1. Kunden-Audit-Protokoll – Verarbeitung im Auftrag; manipulationsgeschützt (Hash-Kette, Datenbankschutz gegen Ändern und Löschen); fallbezogene Inhalte je Fall verschlüsselt. Export nach Weisung des Verantwortlichen. 2. Sicherheitsprotokoll des Auftragsverarbeiters (Anmeldungen, Fehlversuche) – eigene Verantwortlichkeit des Auftragsverarbeiters; ausschließlich Sicherheits- und Missbrauchszwecke; keine Inhalts- oder Schuldnerdaten; automatische Löschung nach 90 Tagen. | Vorgang | Rolle | Ort | |---|---|---| | Änderungen an Fällen, Titeln, Buchungen, Eingängen und Entwürfen | Auftragsverarbeitung | Kunden-Audit | | Freigaben, Erklärungs- und Pflichtbestätigungen | Auftragsverarbeitung | Kunden-Audit | | Mandantenbezogene Benutzer- und Rechteverwaltung | Auftragsverarbeitung | Kunden-Audit | | Supportzugriffe auf Falldaten (sobald die Supportfreigabe bereitsteht) | Auftragsverarbeitung | Kunden-Audit (für den Verantwortlichen einsehbar) | | Anmeldungen, Fehlversuche, Sperren | eigene Verantwortlichkeit des Auftragsverarbeiters | Sicherheitsprotokoll (90 Tage) | | Webserver-Protokolle (Zugriffe mit IP-Adresse) | eigene Verantwortlichkeit des Auftragsverarbeiters | Server, 7 Tage, keine Webstatistik | | Vertrags-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten | eigene Verantwortlichkeit des Auftragsverarbeiters | getrennt von Falldaten | Zwecke eigener Verantwortlichkeit sind abschließend: Vertragsdurchführung und Abrechnung; Erkennung und Abwehr von Angriffen und Missbrauch; Betrieb ohne Inhaltsdaten. Daten aus dem Kunden-Audit-Protokoll werden nicht für eigene Zwecke verwendet. 7. Speicherfristen | Datenart | Frist | |---|---| | Falldaten, Eingänge, Entwürfe | nach Weisung des Verantwortlichen; spätestens Löschung nach Abschnitt 8 bei Vertragsende | | Kunden-Audit-Protokoll | fallbezogene Inhalte bis zur Löschung des Falls bzw. der Organisation (Schlüsselvernichtung, Abschnitt 8.3) | | Sicherheitsprotokoll | 90 Tage nach Entstehung, danach automatische Löschung | | Webserver-Protokolle | 7 Tage (täglicher Wechsel) | | Nutzerkonten | bis zur Entfernung durch den Inhaber der Organisation bzw. bis zur Löschung nach Vertragsende | | Datensicherungen | täglicher Löschlauf; keine Sicherung älter als 30 Tage | | Vertrags- und Abrechnungsunterlagen (eigene Verantwortlichkeit) | gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO und § 257 HGB (je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre) | Einzelheiten: Löschkonzept des Auftragsverarbeiters (auf Anfrage). 8. Löschung und Rückgabe 1. Während der Laufzeit: Der Verantwortliche kann Fälle löschen und seine Daten jederzeit exportieren (Person mit Rolle „Inhaber“; Falldaten maschinenlesbar, Dokumente als PDF, Auszug aus dem Kunden-Audit-Protokoll). Fälle mit bereits freigegebenen Formularen löscht er auf ausdrückliche Anweisung in zwei Schritten mit Warnhinweis; danach bleiben nur Prüfsumme, Formularfassung und Zeitpunkt der Freigabe ohne Inhalt gespeichert. 2. Nach Vertragsende: Die Organisation wird für 90 Tage in einen lesenden Exportmodus versetzt. 30 Tage vor der Löschung erhält der Inhaber einen Hinweis per E-Mail. Der Inhaber kann die Löschung im Kundenbereich um bis zu 12 Monate nach Ende des Exportmodus aufschieben. Danach löscht der Auftragsverarbeiter alle operativen Daten (Fälle einschließlich freigegebener Formulare, Eingänge, Dateien, Zugänge), sofern keine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht, und bestätigt die Löschung auf Anforderung in Textform. Der Verantwortliche kann eine frühere Löschung verlangen. 3. Kunden-Audit-Protokoll (Schlüsselvernichtung): Fallbezogene Protokollinhalte werden mit einem eigenen Schlüssel je Fall verschlüsselt (AES-256-GCM); der Schlüssel ist von den Inhalten getrennt abgelegt. Mit der Löschung eines Falls oder der Organisation wird der Schlüssel vernichtet; der Vorgang wird protokolliert. Verschlüsselte Protokollinhalte gelten erst dann als gelöscht, wenn der zugehörige Schlüssel einschließlich aller Sicherungskopien unwiederbringlich vernichtet ist (spätestens mit Ablauf der Sicherungen nach Abschnitt 7) und die verbleibenden Angaben nach vernünftigem Ermessen keiner betroffenen Person zugeordnet werden können. 4. Restangaben: Nach der Schlüsselvernichtung verbleiben im Protokoll Ereignistyp, Zeitpunkt, Fall-Kennung, Organisation und Benutzerkennung, weil sie die Hash-Kette sichern. Diese Restangaben werden drei Jahre nach der Löschung entfernt; nach Vertragsende wird zugleich die Organisation anonymisiert. 5. Sicherungen: Datensicherungen werden nicht einzeln bereinigt; sie werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Bis dahin dienen sie nur der Wiederherstellung. Eine Wiederherstellung erfolgt nur nach dokumentierter Entscheidung; danach werden zwischenzeitlich gelöschte Daten anhand der Löschprotokolle erneut gelöscht (Löschkonzept Abschnitt 5). 9. Unterstützung, Betroffenenanfragen, Verletzungen (zu Klauseln 8 und 9) 1. Betroffenenrechte: Der Auftragsverarbeiter unterstützt durch Such-, Berichtigungs-, Lösch- und Exportfunktionen der Software und durch einen internen Ablauf. 2. Direkte Anfragen: Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Auftragsverarbeiter, leitet er die Anfrage innerhalb von zwei Werktagen an den Verantwortlichen weiter, soweit dieser erkennbar ist, und antwortet der Person nur neutral mit Verweis an den Verantwortlichen, ohne Falldaten offenzulegen oder zu bestätigen, dass ein Fall existiert. 3. Verletzungen: Meldung an den Verantwortlichen unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis, an die im Kundenkonto hinterlegte E-Mail-Adresse des Inhabers und ggf. telefonisch. Die Erstmeldung enthält, soweit bekannt, die in Klausel 9.2 genannten Angaben; fehlende Angaben werden unverzüglich nachgereicht. Der Auftragsverarbeiter meldet nicht selbst an Aufsichtsbehörden oder Betroffene, es sei denn, der Verantwortliche weist ihn an oder das Gesetz verpflichtet ihn. 4. DSFA: Der Auftragsverarbeiter unterstützt ein DSFA-Screening und eine DSFA des Verantwortlichen durch DSFA-Bausteine, die TOM und Auskünfte. Er sichert nicht zu, dass eine DSFA des Verantwortlichen damit vollständig ist. 5. Supportzugriff: Beschäftigte des Auftragsverarbeiters greifen nicht auf echte Falldaten zu. Eine technische, befristete und protokollierte Supportfreigabe durch den Verantwortlichen ist in Arbeit; bis dahin gibt es keinen Supportzugriff auf Falldaten. Die Personen, die den Server verwalten, haben technisch Zugriff auf Datenbank und Schlüssel und nutzen ihn ausschließlich für Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung. 10. Ort der Verarbeitung, Drittländer (zu Klausel 7.8) 1. Die Daten werden auf einem Server der IONOS SE in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert und verarbeitet (Anhang IV); die externe Datensicherung liegt verschlüsselt in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Der Auftragsverarbeiter greift aus Deutschland zu. 2. Nach Kenntnis des Auftragsverarbeiters findet durch ihn keine Übermittlung in Drittländer statt. Benachrichtigungen (Webhooks) gehen an die vom Verantwortlichen bestimmten Empfangsadressen; liegen diese außerhalb der EU bzw. des EWR, ist die Übermittlung eine Weisung des Verantwortlichen, für deren Rechtmäßigkeit er verantwortlich ist. Nach Kenntnis des Auftragsverarbeiters finden keine Zugriffe aus Drittländern statt; eine schriftliche Bestätigung von IONOS und comcrypto ist angefordert. Jede Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur nach Klausel 7.8. 11. Dauer Laufzeit des Hauptvertrags zuzüglich Exportmodus, Aufschub und Löschung nach Abschnitt 8. Anhang III – Technische und organisatorische Maßnahmen 1. Maßgeblich ist das Dokument „Technische und organisatorische Maßnahmen“ (Dokument-ID EV-TOM) in der bei Vertragsschluss beigefügten, datierten Fassung. 2. Maßnahmen mit dem Status „entwickelt“ oder „offen“ sind keine zugesicherten Eigenschaften. 3. Der Auftragsverarbeiter darf Maßnahmen weiterentwickeln, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird; wesentliche Änderungen teilt er in Textform mit und legt eine neue datierte Fassung vor. Anhang IV – Liste der Unterauftragsverarbeiter | Unterauftragsverarbeiter | Anschrift | Leistung | Datenkategorien | Ort | Drittlandzugriff | Status | |---|---|---|---|---|---|---| | IONOS SE | Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur | Bereitstellung des virtuellen Servers (Infrastruktur, Rechenzentrum) | alle Daten nach Anhang II | Rechenzentrum in Deutschland | nach Kenntnis keine; schriftliche Bestätigung angefordert | eingesetzt; AV-Vertrag geschlossen | | comcrypto GmbH | Brückenstraße 4, 09111 Chemnitz | Versand von E-Mails über ein Gateway mit Transportverschlüsselung (Anmeldecodes, Einladungen, Hinweise und Erinnerungen) | Name und E-Mail-Adresse von Nutzern, Inhalt der Systemnachrichten; keine Falldaten | Deutschland (nach Angabe des Anbieters) | nach Kenntnis keine; schriftliche Bestätigung angefordert | eingesetzt; AV-Vertrag deckt die Absenderdomain ab | | Hetzner Online GmbH | Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen | Speicherplatz für die externe Datensicherung (Storage Box) | verschlüsselte Sicherungen aller Daten nach Anhang II; der Schlüssel liegt nicht beim Anbieter | Rechenzentrum in Deutschland | nach Kenntnis keine | eingesetzt; AV-Vertrag nach den Bedingungen des Anbieters geschlossen | Nicht eingesetzt: Anbieter für maschinelle Dokumentenauslese (KI). Keine Unterauftragsverarbeiter, sondern eigene Verantwortliche bzw. eigene Verantwortlichkeit der Anbieterin: | Anbieter | Zweck | Hinweis | |---|---|---| | Stripe Payments Europe, Limited (Irland); PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg) | Zahlungsabwicklung (Unternehmen: Stripe; Privatkunden: Stripe und PayPal) | eigene Verantwortliche; Karten- und Kontodaten werden auf deren Bezahlseiten eingegeben und erreichen den Server der Anbieterin nicht; bei der Anbieterin nur Vorgangsnummer, Betrag, Status | | Gamma Placetel GmbH, Lothringer Straße 56, 50677 Köln | Telefonie der Anbieterin (Server in Frankfurt) | Kommunikation mit Kunden; Anrufliste und Mailbox höchstens 2 Monate, Abrechnungs-Verbindungsdaten 6 Monate nach Rechnungsversand. Falldaten nimmt die Anbieterin telefonisch nicht entgegen; Kunden nennen am Telefon und auf der Mailbox keine Falldaten. |