Software für Forderungen nach dem Titel

Zusammenarbeit und Kontrolle

Vier-Augen-Freigabe und Wiedervorlagen

Im Unternehmen gibt nach dem Vier-Augen-Prinzip eine zweite Person jeden Entwurf frei. Privatpersonen prüfen und geben selbst frei. Die Software protokolliert jeden Schritt manipulationsgeschützt und legt Wiedervorlagen aus Ihren erfassten Daten an.

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Für Unternehmen: Vier-Augen-Prinzip

So funktioniert die Freigabe

Im Unternehmen ist die Vier-Augen-Freigabe Pflicht. Kein Entwurf wird final, bevor eine zweite berechtigte Person ihn freigibt. Wer ihn erstellt hat, kann ihn nicht selbst freigeben – auch nicht mit der Rolle Inhaber.

  • Getrennte Personen: Den Entwurf erstellt die Sachbearbeitung. Freigeben kann eine andere Person mit der Rolle Freigabe oder Inhaber.
  • Erklärungen ausdrücklich bestätigt: Vor der Freigabe bestätigen Sie jede Erklärung im Formular einzeln, in einem eigenen Schritt.
  • Datenschnappschuss mit Prüfwert: Zu jedem Entwurf sichert die Software den Datenstand samt Prüfwert. Freigegeben wird genau dieser Stand.
  • Freigeben heißt nicht einreichen: Nach der Freigabe laden Sie das PDF herunter. Einreichen tun Sie selbst.

Keine automatisierten Entscheidungen: Jeden Entwurf gibt ein Mensch frei.

Produktausschnitt Vier-Augen-Freigabe, Ansicht für Unternehmen: erstellende und freigebende Person sind getrennt, die Erklärungen sind ausdrücklich bestätigt. Beispiel – alle Namen und Aktenzeichen sind erfunden.

Für Privatpersonen

Sie prüfen und geben selbst frei

Als Privatperson geben Sie Ihre Entwürfe selbst frei. Vorher sehen Sie alle Formularwerte in der Vorschau durch und bestätigen das ausdrücklich: „Ich habe alle Formularwerte in der Vorschau selbst vollständig durchgesehen. Eine zweite Person prüft diesen Entwurf nicht.“

Diese Bestätigung steht mit Benutzerkonto und Zeitpunkt im Protokoll. Eine Zweitprüfung durch uns gibt es nicht.

Produktausschnitt Freigabe für Privatpersonen: Die Bestätigung der eigenen Durchsicht steht im Protokoll. Beispiel – alle Namen und Aktenzeichen sind erfunden.

Erklärungsbestätigung als eigener Schritt

Im amtlichen Formular gibt der Gläubiger Erklärungen und Versicherungen ab. Die Software zeigt sie vor der Freigabe vollständig an. Sie bestätigen jede einzeln – nichts ist verdeckt vorbelegt.

Name, Eigenschaft und Zeitpunkt der Bestätigung stehen im Protokoll.

Nach der Freigabe: Download

  • Entwurf – wartet auf Freigabe
  • Freigegeben

Mit der Freigabe erzeugt die Software das befüllte amtliche PDF. Sie laden es herunter und reichen es auf Ihrem Weg ein.

Rollen im Unternehmen

Rollen in Ihrer Organisation

Wer was darf, legen Sie im Unternehmen über Rollen fest. Die Daten Ihrer Organisation sind von anderen Organisationen getrennt (Mandantentrennung).

  • Inhaber

    Richtet die Organisation ein, vergibt Rollen und hat alle Rechte – außer, eigene Entwürfe freizugeben.

  • Sachbearbeitung

    Legt Fälle an, bearbeitet sie und erstellt Entwürfe.

  • Freigabe

    Sieht Fälle ein und gibt Entwürfe frei, die eine andere Person erstellt hat.

  • Lesen

    Sieht Fälle ein, ohne etwas zu ändern.

Nach Passwort oder SSO folgt für jede Person der zweite Faktor, per Authenticator-App oder Passkey. Mehr zu Sicherheit und Datenschutz

Protokoll

Manipulations­geschütztes Protokoll (Audit-Log)

Das Protokoll hält fest, wer wann was angelegt, geändert, bestätigt oder freigegeben hat.

  • Einträge werden nur ergänzt, nicht überschrieben.
  • Jeder Eintrag trägt eine Prüfsumme (Hash), die auf den vorherigen Eintrag verweist. Wird ein Eintrag nachträglich verändert, passt die Kette nicht mehr – die Änderung wird erkennbar.
  • Jeder Eintrag nennt Benutzerkonto und Zeitpunkt; fallbezogene Inhalte darin sind je Fall verschlüsselt.
  • Einen Auszug erhält die Rolle Inhaber mit dem Datenexport.

Getrennt davon führen wir ein Sicherheitsprotokoll für Anmeldungen und Angriffserkennung; seine Einträge werden nach 90 Tagen gelöscht.

Schematische Darstellung mit erfundenen Daten: Jeder Eintrag verweist über seine Prüfsumme auf den vorherigen. Eine Protokollansicht gibt es im Kundenbereich nicht.

Protokoll und Löschpflichten

Ein manipulationsgeschütztes Protokoll muss zu den Pflichten passen, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO) und unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO zu löschen.

Daten aus dem Vermögensverzeichnis und aus Drittauskünften dürfen nur für Vollstreckungszwecke verarbeitet werden und sind nach Erreichen des Zwecks zu löschen (§ 802d Abs. 1 Satz 3, § 802l Abs. 3 Satz 2 ZPO).

Im Protokoll sind fallbezogene Inhalte je Fall verschlüsselt. Wird ein Fall gelöscht, vernichtet die Software dessen Schlüssel; danach sind die Inhalte nicht mehr lesbar. Fälle mit freigegebenen Formularen bleiben während des Vertrags als Nachweis erhalten; einzelne Eingänge löschen Sie selbst. Wann der Zweck erreicht ist, bewertet die Software nicht.

Protokoll und Mitbestimmung

Ein Protokoll, das Handlungen einzelner Nutzerinnen und Nutzer festhält, kann die Mitbestimmung des Betriebsrats berühren (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz). In öffentlich-rechtlich organisierten Unternehmen kann stattdessen das Personalvertretungsrecht gelten. Bitte stimmen Sie die Einführung intern ab.

Welche Angaben das Protokoll enthält, wer sie sieht und wie lange sie bleiben, beschreibt unsere Funktionsbeschreibung für Betriebs- und Personalräte (PDF, 589 KB).

Wiedervorlagen

Technische Wiedervorlagen aus Ihren Daten

Die Software legt Wiedervorlagen ausschließlich aus den Daten und Ereignissen an, die Sie im Fall erfassen. Eine Aussage zu Verjährung oder Fristwahrung trifft sie nicht.

  • Beim Pfändungs- und Überweisungsbeschluss: 2 Wochen (Drittschuldnererklärung, § 840 ZPO, wenn Sie dazu aufgefordert haben) und bei Kontoguthaben 1 Monat (§ 835 ZPO) nach dem Zustellungsdatum, das Sie erfassen. Fällt das Ende der Zwei-Wochen-Frist auf ein Wochenende oder einen Feiertag, legt die Software die Wiedervorlage auf den nächsten Werktag. Dabei zählen bundesweite Feiertage und die Feiertage der Länder, in denen Drittschuldner und Gläubiger ihre Anschrift haben, auch solche, die dort nur in einem Teil des Landes gelten. Die Wiedervorlage nach einem Monat (§ 835 Abs. 3 ZPO) verschiebt sie nicht; sie nennt den Tag, ab dem die Bank frühestens leisten darf.
  • Je Forderungsteil: in der Fallakte, für Hauptforderung, Zinsen und Kosten nach Ihren erfassten Daten.

Wiedervorlagen nach Ihren erfassten Daten – sie ersetzen nicht Ihre eigene Fristenkontrolle.

Produktausschnitt Wiedervorlagen, berechnet aus den erfassten Daten. Beispiel – alle Namen, Daten und Aktenzeichen sind erfunden.

Welche Wiedervorlagen die Software anlegt

Je Anlass: Rechtsgrundlage und was die Software tut.

Erklärung des Drittschuldners (§ 840 ZPO)

Auf Verlangen des Gläubigers muss sich der Drittschuldner, etwa die Bank oder der Arbeitgeber, binnen zwei Wochen ab Zustellung des Pfändungsbeschlusses erklären (§ 840 Abs. 1 ZPO).

Was die Software tut: Ob Sie den Drittschuldner zur Erklärung auffordern, entscheiden Sie im Entwurf des PfÜB-Antrags; die Software wählt nichts vor. Ist die Aufforderung gewählt, legt die Software 2 Wochen nach dem Zustellungsdatum, das Sie erfassen, eine Wiedervorlage an. Fällt das Ende der Zwei-Wochen-Frist auf ein Wochenende oder einen Feiertag, legt sie die Wiedervorlage auf den nächsten Werktag. Dabei zählen bundesweite Feiertage und die Feiertage der Länder, in denen Drittschuldner und Gläubiger ihre Anschrift haben, auch solche, die dort nur in einem Teil des Landes gelten. Ob die Erklärung vorliegt, prüfen Sie. Erfassen Sie die Erklärung als Eingang zum PfÜB, markiert die Software die Wiedervorlage als erledigt.

Leistung aus Kontoguthaben (§ 835 ZPO)

Die gepfändete Forderung wird dem Gläubiger zur Einziehung oder an Zahlungs statt überwiesen. Bei Kontoguthaben natürlicher Personen darf die Bank erst einen Monat nach Zustellung des Überweisungsbeschlusses an den Gläubiger leisten (§ 835 Abs. 1, 3 ZPO).

Was die Software tut: Ob zur Einziehung oder an Zahlungs statt überwiesen wird, entscheiden Sie im Entwurf; die Software wählt nichts vor. 1 Monat nach dem erfassten Zustellungsdatum legt die Software eine Wiedervorlage an; auf einen Werktag verschiebt sie diese nicht. Die Monatsfrist nach § 835 Abs. 3 ZPO betrifft Kontoguthaben; bei der Pfändung von Arbeitseinkommen legt die Software diese Wiedervorlage nicht an.

Wiedervorlagen je Forderungsteil

Hauptforderung, Zinsen und Kosten können unterschiedliche Daten haben. Die Software zeigt je Forderungsteil eigene Wiedervorlagen in der Fallakte; in der Liste der Wiedervorlagen stehen die zum PfÜB und zur Insolvenzsuche.

Was die Software tut: Sie berechnet die Wiedervorlagen nur aus den Daten und Ereignissen, die Sie erfassen. Ob eine Frist läuft, gehemmt ist oder neu beginnt, bewertet sie nicht.

Technisches Hilfsmittel, keine Fristenkontrolle

Wiedervorlagen nach Ihren erfassten Daten – sie ersetzen nicht Ihre eigene Fristenkontrolle.

Ob im Einzelfall eine Frist läuft oder gewahrt ist, bewerten Sie. Wie die Verjährung titulierter Forderungen allgemein geregelt ist, erklärt der Ratgeber Titel und Verjährung.

Vorab-Abfragen

Anhalten, bevor ein Entwurf entsteht

Vor jedem Entwurf beantworten Sie Pflichtfragen zum Fall mit Ja, Nein oder Unbekannt. Lautet eine Antwort „Ja“, erstellt die Software keinen Entwurf; bei „Unbekannt“ zeigt sie eine Warnung. Bei Privatpersonen hält „Unbekannt“ zu Insolvenz, Tod des Schuldners oder einem Rechtsbehelf die Bearbeitung an; weiter geht es erst mit „Nein“, bei der Insolvenz zusammen mit dem Datum Ihrer Suche in den Insolvenzbekanntmachungen.

Abgefragt werden ein Insolvenzverfahren, Tod des Schuldners, Minderjährigkeit oder Betreuung von Schuldner oder Gläubiger, ein Nachlass, eine Einstellung der Vollstreckung, ein Auslandsbezug, eine Zahlungsvereinbarung, ein Rechtsbehelf, Zweifel an der Partei, eine abgetretene oder für andere geltend gemachte Forderung, mehrere Schuldner oder Gläubiger, Sicherheitsleistung oder Bedingung, eine bereits bezahlte Forderung und Merkmale eines atypischen Titels.

Sie antworten nach Ihrem Kenntnisstand. Die Abfragen sind keine Prüfung der Vollstreckungsvoraussetzungen, und die Software erkennt solche Umstände nicht von selbst.

Mehr zur Fallakte 

Produktausschnitt Vorab-Abfragen: Bei „Ja“ entsteht kein Entwurf, „Unbekannt“ zeigt eine Warnung. Beispiel – alle Namen und Aktenzeichen sind erfunden.

Software, keine Rechtsberatung

einfach vollstrecken ist eine Software. Sie bereitet Unterlagen auf Grundlage Ihrer Angaben vor. Ob und welche Maßnahme Sie ergreifen, entscheiden Sie. Wir beraten nicht im Einzelfall, bewerten keine Ansprüche und ziehen keine Forderungen ein.

Rechtliche Einordnung lesen

Fragen und Antworten

Häufige Fragen

Kann eine Person allein freigeben?

Im Unternehmen nicht. Wer einen Entwurf erstellt hat, kann ihn nicht selbst freigeben – auch nicht mit der Rolle Inhaber. Freigeben kann eine zweite Person mit der Rolle Freigabe oder Inhaber. Beide Schritte stehen mit Benutzerkonto und Zeitpunkt im Protokoll.

Privatpersonen geben ihre Entwürfe selbst frei. Vorher bestätigen sie ausdrücklich, dass sie alle Formularwerte in der Vorschau selbst durchgesehen haben und keine zweite Person prüft. Auch diese Bestätigung steht im Protokoll.

Was bestätige ich vor der Freigabe?

Die Erklärungen und Versicherungen, die der Gläubiger im amtlichen Formular abgibt. Die Software zeigt sie in einem eigenen Schritt vollständig an; Sie bestätigen jede einzeln, nichts ist verdeckt vorbelegt. Reichen Sie elektronisch mit eingescannter Ausfertigung ein, bestätigen Sie die Versicherung in zwei Teilen: zum Digitalisat der Ausfertigung und dazu, dass die Forderung noch besteht.

Gespeichert werden Name, Eigenschaft und Zeitpunkt Ihrer Bestätigung.

Was passiert nach der Freigabe?

Die Software erzeugt das befüllte amtliche PDF, das Sie herunterladen. Eingereicht ist der Antrag damit nicht: Ob und wann Sie ihn einreichen, entscheiden Sie.

Haben Sie den Antrag eingereicht und möchten ihn zurücknehmen, erklären Sie das selbst gegenüber Gericht oder Gerichtsvollzieher.

Wie lange wird protokolliert?

Protokolleinträge entstehen bei jeder Änderung, Bestätigung und Freigabe im Fall. Fallbezogene Inhalte darin sind je Fall verschlüsselt; gelöscht wird durch Vernichtung des Schlüssels.

Die Einträge sind manipulationsgeschützt: Die Software ergänzt sie nur, Änderungen werden erkennbar und von der Datenbank abgewiesen. Nach dem Löschen eines Falls bleiben sie ohne lesbare Fallinhalte bestehen, damit die Kette der Prüfsummen prüfbar bleibt; drei Jahre nach der Löschung des Kontos entfernt die Software auch diese Restangaben bis auf Nummer, Prüfsummen und eine interne Kennung des Kundenkontos. Anmeldungen stehen in einem getrennten Sicherheitsprotokoll; seine Einträge werden nach 90 Tagen gelöscht.

Woraus berechnet die Software die Wiedervorlagen?

Ausschließlich aus den Daten und Ereignissen, die Sie im Fall erfassen. Beim Pfändungs- und Überweisungsbeschluss sind das, gerechnet ab dem erfassten Zustellungsdatum, 2 Wochen, wenn Sie den Drittschuldner zur Erklärung aufgefordert haben, und bei Kontoguthaben 1 Monat, in einer eigenen Liste; dazu zeigt die Fallakte Wiedervorlagen je Forderungsteil.

Eine Aussage zu Verjährung oder Fristwahrung trifft die Software nicht; Hemmung oder Neubeginn bewertet sie nicht. Wiedervorlagen nach Ihren erfassten Daten – sie ersetzen nicht Ihre eigene Fristenkontrolle.

Lässt sich später nachvollziehen, wer einen Antrag freigegeben hat?

Ja. Die Liste der Entwürfe im Fall zeigt, wer welchen Entwurf wann erstellt und freigegeben hat. Im Protokoll stehen beide Schritte mit Benutzerkonto und Zeitpunkt, die Bestätigung der Erklärungen mit Name, Eigenschaft und Zeitpunkt. Zu jedem Entwurf sichert die Software einen Datenschnappschuss mit Prüfwert; freigegeben wird genau dieser Stand.

Die Einträge sind über Prüfsummen verkettet, nachträgliche Änderungen werden dadurch erkennbar. Für Ihre Geschäftsführung oder Revision heißt das: Nachvollziehbar ist, wer was wann freigegeben hat. Mehr für die Geschäftsführung

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