Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Diese Erklärung gilt für die Website einfach-vollstrecken.de und den Kundenbereich der Software einfach vollstrecken. Beides sind Angebote der Einfach Elterngeld GmbH. Verantwortlich ist:

Einfach Elterngeld GmbH
Pennricher Straße 31
01157 Dresden
Deutschland

• Vertreten durch: die Geschäftsführung (Angaben im Impressum)
• E-Mail: kontakt@einfach-vollstrecken.de

Datenschutzbeauftragte Person: Wir haben eine Datenschutzbeauftragte Person benannt. Sie erreichen sie per E-Mail an kontakt@einfach-vollstrecken.de mit dem Betreff „Datenschutz“ oder per Post an die oben genannte Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragte Person“ (Art. 37 Abs. 7, Art. 38 Abs. 4 DSGVO).

Hosting und Server-Protokolle

Website und Software laufen auf einem virtuellen Server in einem Rechenzentrum in Deutschland, den wir bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, angemietet haben und selbst verwalten. Er trägt derzeit auch ein weiteres Angebot der Einfach Elterngeld GmbH; einfach vollstrecken hat dort einen eigenen Bereich mit eigener Datenbank und eigenen Schlüsseln. Soweit der Dienstleister auf Daten zugreifen kann, verarbeitet er sie nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (Art. 28 DSGVO).

Externe Sicherung: Eine verschlüsselte Sicherung der Daten von einfach vollstrecken legen wir täglich auf einem getrennten Speicherplatz (Storage Box) der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland ab. Hetzner ist Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) und kann die Sicherungen nicht lesen: Sie werden vor der Übertragung auf unserem Server verschlüsselt, der Schlüssel liegt nicht bei Hetzner. Sicherungen bewahren wir bis zu 30 Tage auf; gelöschte Daten können bis dahin noch darin enthalten sein. Zweck ist die Wiederherstellung nach einem Ausfall (Art. 32 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).

Bei jedem Aufruf speichert der Server in Protokolldateien: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse mit Statuscode und übertragener Datenmenge sowie – soweit Ihr Browser sie mitsendet – die zuvor besuchte Seite, Browser und Betriebssystem.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir brauchen diese Daten, um Website und Software auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und stabiler Betrieb (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Wir werten die Daten nicht für Statistiken aus und führen sie nicht mit anderen Daten zusammen.

Speicherdauer: Die Protokolle wechseln täglich und werden nach 7 Tagen gelöscht. Protokolle, die wir zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls brauchen, bewahren wir bis zu dessen Abschluss auf.

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt. Aufrufe über unverschlüsseltes HTTP leitet der Server auf HTTPS um.

Folgekostenrechner: Ihre Auswahl im Folgekostenrechner – Maßnahmen, Anzahlen, Entfernungsstufe – sendet Ihr Browser als Teil der aufgerufenen Adresse an unseren Server, der die Kosten berechnet. Die Auswahl enthält keine Angaben zu Personen; gesondert speichern wir sie nicht. Wie jeder Aufruf steht sie bis zu 7 Tage in den Server-Protokollen. Gegen Missbrauch nimmt der Server je IP-Adresse höchstens 60 Abfragen in der Minute an.

Kein Tracking, keine Statistik

Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein, keine Werbe- oder Marketing-Pixel und keine Dienste, die Ihr Verhalten über mehrere Websites verfolgen. Wir bilden keine Nutzungsprofile.

Eine Statistik über Besuche der Website führen wir nicht. Sollte sich das ändern, ergänzen wir diese Erklärung, bevor ein solches Verfahren in Betrieb geht.

Cookies und Speicher im Browser

Cookies sind kleine Textdateien, die eine Website auf Ihrem Gerät ablegt. Wir setzen keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken.

Die Website setzt keine Cookies und legt nichts im Speicher Ihres Browsers ab – auch nicht beim Kontaktformular und beim Folgekostenrechner. Ausgenommen sind die Seiten „Vertrag widerrufen“ und „Verträge hier kündigen“ mit ihrer Eingangsbestätigung sowie die Rückkehr von der Bezahlseite.

Dort und im Kundenbereich (app.einfach-vollstrecken.de) setzen wir zwei technisch notwendige Cookies, damit Sie Formulare sicher absenden können und im Kundenbereich nach der Anmeldung angemeldet bleiben:

• einfach-vollstrecken-session: hält Ihre Sitzung, im Kundenbereich auch Ihre Anmeldung; sie endet nach 120 Minuten ohne Aktivität.
• XSRF-TOKEN: schützt vor gefälschten Formularanfragen; gleiche Dauer.

Beide Cookies werden nur über verschlüsselte Verbindungen übertragen. Weitere Cookies setzen wir nicht, auch keine, die Sie über das Ende der Sitzung hinaus angemeldet halten.

Solche Speicherungen sind ohne Einwilligung erlaubt, wenn sie unbedingt erforderlich sind, damit wir einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitstellen können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Deshalb gibt es kein Einwilligungsbanner.

Konto anlegen, Bestellung und Zahlung

Konto anlegen

Über „Jetzt starten“ legen Sie im Kundenbereich selbst ein Konto an, als Unternehmen auch über „14 Tage kostenlos testen“. Eine Freischaltung durch uns gibt es nicht.

• Pflichtangaben: ob Sie die Software als Privatperson oder für ein Unternehmen nutzen, Name und Anschrift, E-Mail-Adresse und Passwort; bei Privatpersonen Anrede und Vorname, bei Unternehmen der Name des Unternehmens und Ihr Name als Ansprechperson. Freiwillig ist die Rechtsform.
• 14 Tage kostenlos testen (nur Unternehmen): Bei der Registrierung bestätigen Sie, dass Sie für ein Unternehmen handeln und dass für die 14 Tage die Vertragsbedingungen für Unternehmen mit Auftragsverarbeitungsvertrag gelten. Zeitpunkt und Fassung speichern wir. Drei Tage vor dem Ende erinnern wir die Rolle Inhaber per E-Mail. Der Test endet automatisch und ohne Kosten; danach können Sie Ihre Daten bis zur Buchung nur ansehen und exportieren.
• Zweck: Ihr Konto anlegen, Sie bei Bestellung und Abrechnung richtig bezeichnen und Ihnen Vertragsunterlagen und Rechnungen schicken.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO – Sie bahnen einen Vertrag an oder schließen ihn. Legen Sie das Konto für ein Unternehmen an, gilt für Ihre Daten als Ansprechperson Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, den Vertrag mit dem Unternehmen abzuwickeln.
• Speicherdauer: Für Ihre Kontodaten gilt der Abschnitt Kundenkonto. Haben Sie Ihr Konto selbst angelegt und weder ein Paket noch einen Tarif gebucht, auch nicht nach dem kostenlosen Test, löschen wir es 6 Monate nach dem Anlegen – mit Organisation, angelegten Fällen und Dateien. 30 Tage vorher erinnern wir Sie per E-Mail; gelöscht wird frühestens 30 Tage nach dieser Erinnerung. Den Löschtag sehen Sie im Kundenbereich. Läuft eine Zahlung noch, löschen wir nicht.

Bestellung und Zahlung

Ein Paket oder einen Tarif bestellen Sie im Kundenbereich. Bezahlen können Sie per Karte oder SEPA-Lastschrift über den Zahlungsdienstleister Stripe, als Privatperson auch per PayPal. Zum Bezahlen wechseln Sie auf die Bezahlseite des Zahlungsdienstleisters.

• Bestell- und Vertragsdaten: gewähltes Paket oder gewählter Tarif, Preis, Zeitpunkt der Bestellung, Fassung der Vertragsbedingungen und bei Privatpersonen Ihre Erklärung zum Beginn vor Ablauf der Widerrufsfrist.
• Zahlungsdaten: Karten- und Kontodaten erfasst nur der Zahlungsdienstleister. Bei uns kommen davon nur die Vorgangsnummer, der Betrag und der Status der Zahlung an.
• Zahlungsdienstleister: Stripe Payments Europe, Limited (Irland) für Karte und SEPA-Lastschrift; PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg) für PayPal. Für die Zahlung übermitteln wir an Stripe Ihre E-Mail-Adresse, den Betrag und die Bezeichnung des Pakets mit Vertragsnummer, an PayPal den Betrag und die Bezeichnung mit Vertragsnummer. Stripe und PayPal verarbeiten Zahlungsdaten als eigene Verantwortliche, etwa zur Betrugsvorbeugung und wegen eigener gesetzlicher Pflichten; dafür gelten deren eigene Datenschutzhinweise (siehe auch Empfänger und Drittländer).
• Tarife für Unternehmen: Für das Abonnement übermitteln wir an Stripe die E-Mail-Adresse der buchenden Person, eine interne Vertragskennung, den gewählten Tarif mit Zahlungsintervall und Preisen und, falls gebucht, die Einrichtung; im Tarif Business in Monaten mit mehr als 250 aktiven Titeln für die Rechnung außerdem die Zahl der aktiven und der zusätzlich berechneten Titel als bloße Zahlen. Fall-, Schuldner- und Forderungsdaten erhält Stripe nicht. Rechnungsanschrift mit Firmenname, freiwillig die USt-IdNr. und das Zahlungsmittel (Karte oder IBAN mit Kontoinhaber) geben Sie direkt bei Stripe ein. Rechnungen, Zahlungen, Zahlungsmittel und Rechnungsanschrift verwalten Sie im Kundenportal von Stripe, einer Seite des Zahlungsdienstleisters; dort können Sie auch kündigen. Dafür übergeben wir nur Ihre Kundennummer bei Stripe und erhalten zurück: Status des Vertrags, Ende des bezahlten Zeitraums und Kündigungsdatum.
• Widerruf und Kündigung: Für Erklärungen über die Funktionen „Vertrag widerrufen“ und „Verträge hier kündigen“ speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Ihre Angabe zum Vertrag, eine freiwillige Nachricht, bei Kündigungen Art, Zeitpunkt und Grund sowie Eingangszeitpunkt und Vorgangsnummer. Wir bewahren sie als Nachweis 3 Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Nachweis von Eingang und Inhalt Ihrer Erklärung).
• Rechnungen: Zu jeder Buchung stellen wir eine Rechnung aus – bei Privatpersonen zum Paket, bei Unternehmen zu jeder bezahlten Abrechnung des Tarifs. Sie finden sie im Kundenbereich und erhalten sie per E-Mail. Dafür speichern wir Rechnungsnummer, Name oder Firma, Anschrift, bei Unternehmen freiwillig die USt-IdNr., Leistung und Leistungszeitraum, Beträge, Zahlungsweg, Zahlungsstatus und Versanddatum. Fall-, Schuldner- und Forderungsdaten stehen nicht auf Rechnungen.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (Vertrag). Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir auf, weil Steuer- und Handelsrecht es verlangen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).
• Speicherdauer: solange der Vertrag läuft; Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (§ 147 Abs. 1 und 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG).

Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Kontaktformular und E-Mail

Schreiben Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Thema und Nachricht. Freiwillig ist die Angabe von Unternehmen oder Redaktion.

Wenn Sie uns anrufen – die Nummer steht im Impressum –, notieren wir nur, was wir für Ihr Anliegen brauchen. Unsere Telefonanlage betreibt die Gamma Placetel GmbH in Köln als Auftragsverarbeiter, mit Servern in Frankfurt am Main. Die Anrufliste mit Ihrer Rufnummer und Nachrichten auf unserer Mailbox sind dort höchstens 2 Monate gespeichert. Für die eigene Abrechnung bewahrt Placetel Verbindungsdaten 6 Monate nach Rechnungsversand auf.

• Zweck: Ihre Anfrage beantworten.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt. Im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse ist, Anfragen zu beantworten.
• Speicherung: Nachrichten aus dem Kontaktformular speichern wir verschlüsselt auf unserem eigenen Server, ohne Drittanbieter. Unser Postfach erhält nur einen Hinweis auf den Eingang, nicht den Inhalt Ihrer Nachricht.
• Speicherdauer: Erledigte Nachrichten löschen wir 180 Tage nach der Erledigung, nicht erledigte 180 Tage nach dem Eingang, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Schutz vor automatisierten Einsendungen: ohne Captcha und ohne Drittanbieter. Ein für Menschen unsichtbares Feld muss leer bleiben, und unser Server nimmt je IP-Adresse höchstens fünf Nachrichten in zehn Minuten an (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz vor Missbrauch).

Kundenkonto

Mit der Registrierung legen Sie ein Kundenkonto an. Bei Unternehmen gehört es zu einer Organisation, in der Beschäftigte mit eigenen Rollen arbeiten: Inhaber, Sachbearbeitung, Freigabe oder Lesen.

• Kontodaten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Rolle und bei Unternehmen die Organisation.
• Anmeldung: Passwort oder, wenn Ihr Unternehmen sie einrichtet, die Anmeldung über Ihr Unternehmenskonto; danach immer der zweite Faktor (Authenticator-App oder Passkey; als Notlösung ein Code per E-Mail). Ihr Passwort speichern wir nicht im Klartext.
• Protokoll: Änderungen, Freigaben und Bestätigungen hält die Software mit Benutzerkonto, Zeitpunkt und gekürzter IP-Adresse in einem manipulationsgeschützten Protokoll fest. Name und Eigenschaft der Person stehen zusätzlich bei der Bestätigung der Erklärungen vor einer Freigabe.
• Sicherheitsprotokoll: Anmeldungen und Hinweise auf Angriffe, etwa wiederholte Fehlversuche, halten wir in einem eigenen Sicherheitsprotokoll fest – getrennt vom Protokoll Ihrer Fälle und ohne Inhalte aus Ihren Fällen. Einträge löschen wir nach 90 Tagen.
• Vertrag und Abrechnung: Bestell- und Vertragsdaten, Rechnungen und Zahlungsstatus (siehe Bestellung und Zahlung).

Zweck: Software bereitstellen, den Zugang schützen und Fragen zur Bedienung beantworten.

Rechtsgrundlage: Bei Privatpersonen Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (Vertrag). Bei Unternehmen verwalten wir Konten, Rollen und das Protokoll im Auftrag des Unternehmens (Art. 28 DSGVO); Vertrags- und Abrechnungsdaten verarbeiten wir in eigener Verantwortung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Das Sicherheitsprotokoll führen wir in eigener Verantwortung; dafür gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (berechtigtes Interesse: geschützter Zugang).

Speicherdauer: solange der Vertrag läuft. Nach Vertragsende – bei Unternehmen nach dem Ende des bezahlten Zeitraums – können Sie Ihre Daten noch 90 Tage ansehen und exportieren; 30 Tage vor der Löschung erinnern wir per E-Mail, und im Kundenbereich können Sie die Löschung um bis zu 12 Monate aufschieben. Danach löschen wir Fälle einschließlich freigegebener Formulare, Eingänge, Dateien und Zugänge; die Einträge im Protokoll bleiben ohne lesbare Fallinhalte erhalten und werden drei Jahre nach der Löschung des Kontos bis auf Nummer, Prüfsummen und eine interne Kennung des Kundenkontos entfernt. Bei Unternehmen gilt ergänzend der Auftragsverarbeitungsvertrag in den Vertragsbedingungen für Unternehmen. Vertrags- und Abrechnungsdaten bewahren wir auf, solange Gesetze es verlangen. Sicherungen der Datenbank auf unserem Server und in der externen Sicherung halten wir bis zu 30 Tage vor; gelöschte Daten können bis dahin noch darin enthalten sein.

Anmeldung über Ihr Unternehmenskonto (Single Sign-on, SSO, nur Unternehmen): Ein Unternehmen kann einrichten, dass sich seine Beschäftigten statt mit dem Passwort über seinen eigenen Identitätsanbieter anmelden, der OpenID Connect unterstützt. Das Unternehmenskonto ersetzt nur das Passwort; den zweiten Faktor fragt die Software danach weiterhin ab. Die Rolle Inhaber trägt dafür die Adresse des Anbieters (Aussteller), die Client-ID, das Client-Geheimnis und die E-Mail-Domains des Unternehmens ein. Wir speichern diese Angaben, das Client-Geheimnis verschlüsselt, außerdem, ob nur noch die Anmeldung über das Unternehmenskonto erlaubt ist und wer die Einstellungen zuletzt geändert hat.

• Bei der Anmeldung: Wir leiten Ihren Browser mit der eingegebenen E-Mail-Adresse zum Identitätsanbieter Ihres Unternehmens weiter. Von dort erhalten wir eine Anmeldebestätigung (ID-Token) mit Ihrer Kennung beim Anbieter (sub), Ihrer E-Mail-Adresse oder Ihrem Benutzernamen und, je nach Einstellung des Anbieters, weiteren Profilangaben wie Ihrem Namen. Mit der E-Mail-Adresse gleicht die Software die Domain ab und findet bei der ersten Anmeldung Ihr bestehendes Benutzerkonto; ein neues Konto legt sie nicht an.
• Gespeichert: Aus der Anmeldebestätigung speichern wir nur die Kennung (sub), in einer Verknüpfung mit Organisation, Benutzerkonto, Aussteller und dem Zeitpunkt, zu dem der Identitätsanbieter Ihre Anmeldung zuletzt bestätigt hat. Die übrigen Angaben der Anmeldebestätigung werden nicht gespeichert.
• Protokoll: Im Protokoll stehen das Speichern und Entfernen der Einstellungen, die erste Verknüpfung eines Benutzerkontos und Anmeldungen, die mangels Zugang zur Organisation abgelehnt werden; bei diesen steht nur die Domain der E-Mail-Adresse, nicht die vollständige Adresse. Die Anmeldung selbst steht im Sicherheitsprotokoll.
• Zweck und Rechtsgrundlage: Zweck ist die Anmeldung über das Unternehmenskonto, die das Unternehmen gewählt hat. Wir verarbeiten die Daten im Auftrag des Unternehmens (Art. 28 DSGVO). Das Sicherheitsprotokoll führen wir wie oben beschrieben in eigener Verantwortung.
• Speicherdauer: Die Verknüpfung löschen wir mit Ihrem Benutzerkonto, spätestens wenn nach Vertragsende die Zugänge der Organisation gelöscht werden. Die Einstellungen löschen wir, wenn die Rolle Inhaber sie entfernt, spätestens ebenfalls mit den Zugängen. Für Einträge im Protokoll und im Sicherheitsprotokoll gelten die Fristen oben.

Daten in der Software

In der Software erfassen Sie Angaben zu Ihren eigenen Forderungen: zur gesetzlichen Vertretung des Gläubigers, zu Schuldnerinnen und Schuldnern, Drittschuldnern, Titeln, Forderungen und Zahlungen. Dazu kommen Dokumente, die Sie als Eingang in die Fallakte legen, etwa Beschlüsse oder Drittschuldnererklärungen; sie enthalten oft Konto- und Vermögensangaben und werden verschlüsselt gespeichert. Welche Daten Sie erfassen, entscheiden Sie. Fälle ohne freigegebene Formulare löschen Sie selbst; Fälle mit freigegebenen Formularen bleiben während des Vertrags als Nachweis erhalten.

• Unternehmen sind für die Daten ihrer Fälle selbst verantwortlich. Wir verarbeiten sie nur in ihrem Auftrag, auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; er ist Teil der Vertragsbedingungen für Unternehmen.
• Privatpersonen: Für die Falldaten in Ihrem Privatkonto – Angaben zu Schuldnern, Drittschuldnern und Vertretern – sind Sie Verantwortlicher. Wir verarbeiten sie nur in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung für Privatkunden erzeugen Sie jederzeit im Kundenbereich als PDF; er ist mit dem Paket Teil Ihres Vertrags. Gilt die DSGVO für Ihre Verarbeitung im Einzelfall nicht, weil sie ausschließlich persönlich ist (Art. 2 Abs. 2 Buchst. c DSGVO), verarbeiten wir die Daten trotzdem nur nach diesem Vertrag. Welche Falldaten Sie erfassen, bestimmen Sie; Fälle ohne freigegebene Formulare löschen Sie selbst. Wir reichen nichts bei Gericht oder Gerichtsvollzieher ein, versenden nichts in Ihrem Namen und treten nicht gegenüber Schuldnern oder Drittschuldnern auf.

Bitte erfassen Sie nur, was Sie für die Vollstreckung brauchen, und machen Sie in Freitextfeldern keine Angaben zu Gesundheit oder Straftaten. Titel aus Straf- oder Adhäsionsverfahren lassen sich nicht erfassen: Die Software lässt nur zivilrechtliche Titelarten zu, und Sie bestätigen je Fall, dass der Titel keine Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen oder Straftaten enthält (Art. 10 DSGVO). Fallbezogene Inhalte des Protokolls verschlüsselt die Software je Fall. Löschen Sie einen Fall, wird der zugehörige Schlüssel vernichtet. Mehr unter Sicherheit und Datenschutz.

Import und Kontoauszug: Unternehmen können Fälle aus einer Excel- oder CSV-Datei übernehmen und Zahlungseingänge aus einem Kontoauszug zuordnen (CSV, Excel oder CAMT.053); daraus liest die Software nur Gutschriften und bucht nur die Zahlungen, die Sie einzeln bestätigen. Die hochgeladene Datei löscht die Software, sobald sie gelesen ist. Das Prüfergebnis liegt bis zum Import oder zur Buchung verschlüsselt auf unserem Server, nicht in Ihrem Browser; ein stündlicher Löschlauf entfernt es spätestens nach 25 Stunden. Zwischendateien, die beim Hochladen entstehen – auch bei Eingängen –, löscht derselbe Löschlauf, sobald sie älter als eine Stunde sind.

Bank aus der IBAN: Geben Sie beim Drittschuldner die IBAN des Schuldners ein, übernimmt die Software Name, PLZ und Ort der Bank aus der Bankleitzahlendatei der Deutschen Bundesbank, die auf unserem Server liegt. Die IBAN wird dafür nicht gespeichert und nicht an Dritte übermittelt. Die Straße ergänzen Sie selbst.

Datenexport: Ihre Daten exportieren Sie selbst, im Unternehmen mit der Rolle Inhaber – die Falldaten in maschinenlesbarer Form mit einer Beschreibung der Felder, die freigegebenen Formulare als PDF, Ihre Eingänge und einen Auszug aus dem Protokoll. CSV-Dateien für Buchhaltung und ERP, etwa Forderungsstände zum Stichtag oder Zahlungseingänge im Zeitraum, laden unter „Berichte und Export“ alle Rollen herunter, die Fälle ansehen dürfen; jeder solche Export steht mit Benutzerkonto und Zeitpunkt im Protokoll.

Programmschnittstelle (nur Unternehmen): Über die Programmschnittstelle (API) kann Ihre IT eigene Systeme anbinden: Fälle abrufen und anlegen, Forderungsstände abfragen, Zahlungseingänge buchen. Die Schlüssel dafür legt nur die Rolle Inhaber an. Je Schlüssel speichern wir Bezeichnung, Rechte, Ablaufdatum, die anlegende Person sowie die Zeitpunkte des Anlegens, der letzten Nutzung und eines Widerrufs, vom Schlüssel selbst nur den Anfang und einen Prüfwert. Anlegen und Widerruf eines Schlüssels stehen mit der handelnden Person im Protokoll, jede Fallanlage und Zahlungsbuchung über die Schnittstelle mit der Person, die den Schlüssel angelegt hat; jeweils mit dem Anfang des Schlüssels. Lesende Abfragen stehen nicht im Protokoll. Zweck sind Anbindung und Nachweis; wir verarbeiten die Daten im Auftrag des Unternehmens (Art. 28 DSGVO). Gegen Missbrauch nimmt der Server je Schlüssel höchstens 120 Anfragen in der Minute an, ohne Schlüssel 20 je IP-Adresse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Abgelaufene und widerrufene Schlüssel bleiben in der Liste, bis die Zugänge nach Vertragsende gelöscht werden.

Benachrichtigungen an Ihre Systeme (Webhooks, nur Unternehmen): Die Rolle Inhaber kann bis zu fünf Empfangsadressen einrichten, an die die Software bei gewählten Ereignissen eine Meldung sendet: Fall angelegt, Zahlungseingang gebucht, Entwurf freigegeben, Wiedervorlage fällig (Wiedervorlagen nach Ihren erfassten Daten – sie ersetzen nicht Ihre eigene Fristenkontrolle). Die Meldung enthält nur Aktenzeichen und technische Kennungen, bei Zahlungen Datum und Betrag; keine Namen, Anschriften oder Kontodaten von Schuldnern und keine Angaben zu Ihren Nutzerinnen und Nutzern. Wir speichern je Adresse die Adresse, die Ereignisse, den verschlüsselten Signaturschlüssel, die anlegende Person, Fehlversuche in Folge, die letzte erfolgreiche Zustellung und eine Abschaltung mit Grund, je Meldung ein Zustellprotokoll mit Inhalt, Versuchen, Status und letztem Fehler. Anlegen, Löschen, Abschalten und Wiedereinschalten einer Adresse stehen im Protokoll. Zweck sind Benachrichtigung und Zustellnachweis; eine Meldung ist keine Maßnahme: Die Software löst damit nichts aus, wählt nichts und entscheidet nichts. Die Empfänger bestimmt Ihr Unternehmen mit den Adressen selbst; wir verarbeiten die Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Zustellprotokolle löschen wir nach 30 Tagen, Adressen samt Zustellprotokollen, wenn der Inhaber sie löscht, spätestens mit den Zugängen nach Vertragsende.

Information für Schuldner, Drittschuldner und weitere Betroffene

Diese Information richtet sich an Personen, deren Daten nicht bei ihnen selbst erhoben werden, sondern die unsere Kundinnen und Kunden in der Software erfassen (Art. 14 DSGVO).

• Betroffene Personen: Schuldnerinnen und Schuldner; gesetzliche Vertreter von Schuldnern, etwa Geschäftsführer eines Unternehmens; Drittschuldner wie Kreditinstitute und Arbeitgeber und ihre Ansprechpersonen; weitere Personen, die in Titeln oder Schreiben aus dem Verfahren genannt sind.
• Verantwortlicher: der Gläubiger, der die Software für seine eigene Forderung nutzt – ein Unternehmen oder eine Privatperson. Wir verarbeiten die Daten als Auftragsverarbeiter in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Wer der Gläubiger ist, steht in dem Titel oder Schreiben, das Sie erhalten haben. Unsere Kontaktdaten und die unserer Datenschutzbeauftragten Person stehen unter Verantwortlicher.
• Zweck: Durchsetzung der eigenen Forderung des Gläubigers: Forderungskonto führen, den Mahnantrag und amtliche Vollstreckungsformulare vorbereiten, Wiedervorlagen nach seinen Daten anlegen.
• Rechtsgrundlage: in der Regel das berechtigte Interesse des Gläubigers, seine Forderung durchzusetzen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO).
• Datenarten: Name oder Firma, Anschrift, Geburtsdatum, Registerangaben und Vertretung; Angaben zu Titel, Forderung und Zahlungen; Angaben zu Konto oder Arbeitgeber; Schriftstücke aus dem Verfahren, etwa Beschlüsse, Zustellungsnachweise, Drittschuldnererklärungen oder Vermögensverzeichnisse.
• Herkunft: Die Angaben trägt der Gläubiger aus dem Titel, seinen Unterlagen und der Post von Gericht oder Gerichtsvollzieher ein. Name, PLZ und Ort einer Bank ermittelt die Software aus der IBAN über die Bankleitzahlendatei der Deutschen Bundesbank.
• Empfänger: Wir geben die Daten nicht weiter und übermitteln nichts an Gerichte, Gerichtsvollzieher, Schuldner, Drittschuldner oder Auskunfteien. Die Formulare reicht der Gläubiger selbst ein. Technische Dienstleister siehe Empfänger und Drittländer; eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU ist nicht vorgesehen.
• Speicherdauer: Wie lange die Daten gespeichert bleiben, bestimmt der Gläubiger; spätestens nach Vertragsende löschen wir sie, wie unter Kundenkonto beschrieben. Daten aus Vermögensverzeichnissen und Drittauskünften darf der Gläubiger nur zu Vollstreckungszwecken verarbeiten und muss sie nach Zweckerreichung löschen (§ 802d Abs. 1 Satz 3, § 802l Abs. 3 Satz 2 ZPO).
• Keine automatisierte Entscheidung: Die Software bewertet keine Personen, bildet keine Profile und wählt keine Maßnahmen aus (Art. 22 DSGVO).

Warum Sie keine Einzelnachricht erhalten: Die Pflicht, Betroffene einzeln zu informieren, entfällt, wenn die Information die Geltendmachung zivilrechtlicher Ansprüche beeinträchtigen würde, sofern nicht das berechtigte Interesse der betroffenen Person an der Information überwiegt (§ 33 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a BDSG). Dann sind die Informationen öffentlich bereitzustellen und die Gründe schriftlich festzuhalten (§ 33 Abs. 2 BDSG). Das tun wir mit diesem Abschnitt; die Gründe haben wir schriftlich festgehalten.

Auskunft und Ihre weiteren Rechte: Sie können Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO), außerdem Berichtigung, Löschung oder Einschränkung (Art. 16 bis 18 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Schreiben Sie uns dafür an kontakt@einfach-vollstrecken.de mit dem Betreff „Datenschutz“ oder per Post an die Anschrift oben. Ist der Gläubiger eine Privatperson, erteilen wir die Auskunft auf seine Weisung selbst innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO) und informieren ihn. Ist der Gläubiger ein Unternehmen, ist es für die Daten verantwortlich: Wir geben Ihre Anfrage innerhalb von zwei Werktagen an das Unternehmen weiter und bereiten die Auskunft aus den gespeicherten Daten nach seiner Weisung vor. Sie können Ihre Rechte auch direkt beim Gläubiger geltend machen und sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO).

Zu der Forderung selbst geben wir keine Auskunft und beraten nicht; wir sind nicht Ihr Gläubiger und vollstrecken nicht selbst. Unabhängige, meist kostenlose Hilfe bieten Schuldnerberatungsstellen, etwa bei Verbraucherzentralen, Wohlfahrtsverbänden oder Ihrer Kommune.

Schriften, Links und soziale Netzwerke

Die Schriften Inter und Source Serif 4 liegen wie alle Grafiken und Skripte auf unserem eigenen Server. Beim Laden der Website fragt Ihr Browser deshalb keine fremden Server an; Zahlungsdienstleister kommen erst bei der Zahlung im Kundenbereich hinzu. Inhalte sozialer Netzwerke und Teilen-Schaltflächen binden wir nicht ein.

Manche Seiten verlinken amtliche Quellen, etwa Gesetzestexte auf dem Portal „Gesetze im Internet“ des Bundes. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website. Dann gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.

Empfänger und Drittländer

Ihre Daten erhalten nur Stellen, die wir für den Betrieb brauchen:

• der Hosting-Dienstleister als Auftragsverarbeiter (siehe Hosting)
• für die externe Sicherung die Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, als Auftragsverarbeiter; die Sicherungen sind verschlüsselt, der Schlüssel liegt nicht bei Hetzner (siehe Externe Sicherung)
• für den Versand von E-Mails die comcrypto GmbH, Brückenstraße 4, 09111 Chemnitz, als Auftragsverarbeiter; unser Postfach liegt auf unserem eigenen Server (siehe Hosting)
• der Anbieter unserer Telefonanlage, die Gamma Placetel GmbH, Lothringer Straße 56, 50677 Köln, als Auftragsverarbeiter
• die Zahlungsdienstleister Stripe und PayPal als eigene Verantwortliche für die Zahlung, die Sie wählen (siehe Bestellung und Zahlung)
• Behörden, wenn ein Gesetz uns dazu verpflichtet

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Für Hosting, Sicherung, E-Mail und Telefon ist keine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums vorgesehen. Ob Stripe und PayPal Daten in solche Länder übermitteln, etwa in die USA, und auf welcher Grundlage, beschreiben die Zahlungsdienstleister in ihren eigenen Datenschutzhinweisen. Wohin Benachrichtigungen (Webhooks) gehen, auch in Länder außerhalb der EU, bestimmt das Unternehmen selbst; ebenso, welchen Identitätsanbieter es für die Anmeldung über das Unternehmenskonto nutzt und wo dieser die Anmeldung verarbeitet.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns diese Rechte. Für die Ausübung genügt eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse oder über das Kontaktformular mit dem Thema „Datenschutz auf dieser Website“.

• Auskunft über die Daten, die wir zu Ihnen verarbeiten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Beschwerde: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Maternistraße 17, 01067 Dresden (Postanschrift: Postfach 11 01 32, 01330 Dresden), datenschutz.sachsen.de.

Pflichtangaben und Entscheidungen

Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten zu geben. Ohne die Pflichtfelder können wir Ihre Anfrage aber nicht beantworten, kein Konto anlegen und keine Bestellung abwickeln. Den Besuch der Website ohne Server-Protokolle können wir technisch nicht anbieten.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet bei uns nicht statt. Ob und wie Stripe und PayPal Zahlungen automatisiert prüfen, etwa zur Betrugsvorbeugung, beschreiben sie in ihren eigenen Datenschutzhinweisen. In der Software gilt: Die Software bereitet vor, Sie entscheiden und geben frei.

Änderungen und Stand

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Verarbeitungen ändern – zum Beispiel, wenn ein Dienstleister hinzukommt oder wechselt. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.