Das Wichtigste in Kürze
- Drei Stufen: Zahlungserinnerung (freundlich), Zahlungsaufforderung (sachlich), Mahnung (nachdrücklich, ohne Androhung).
- Verzug: Der Schuldner gerät durch Mahnung in Verzug, wenn er nach Fälligkeit nicht leistet (§ 286 Abs. 1 BGB); bei Entgeltforderungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung, gegenüber Verbrauchern nur, wenn darauf in der Rechnung besonders hingewiesen wurde (§ 286 Abs. 3 BGB).
- Betragsübersicht gehört dazu: Hauptforderung, Zinsen und Kosten sollten für den Empfänger nachvollziehbar aufgeführt sein.
- Die Muster sind neutral: Sie enthalten keine Aussagen zu Rechtsfolgen, keine Androhung und keine Frist; ein Zahlungsziel tragen Sie selbst ein.
Zum Mitnehmen
Musterschreiben: Zahlungserinnerung, Zahlungsaufforderung, Mahnung
Drei Mustertexte auf drei A4-Seiten zum Ausdrucken und Anpassen, mit Feldern für Aktenzeichen, Betrag, Stichtag und Zahlungsziel.
Welche Stufen gibt es?
Ein abgestuftes Mahnwesen beginnt freundlich und wird mit jeder Stufe sachlicher. Wie viele Stufen Sie nutzen und in welchem Abstand, entscheiden Sie. Die folgenden Texte dienen als Beispiel; passen Sie sie an Ihre Unterlagen an und prüfen Sie jedes Schreiben vor dem Versand.
Mustertexte zum Anpassen
1. Zahlungserinnerung (freundlich)
Guten Tag,
bei der Durchsicht unserer Unterlagen ist uns aufgefallen, dass der unten genannte Betrag noch offen ist. Möglicherweise hat sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben gekreuzt; dann betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Bitte überweisen Sie den offenen Betrag. Bei Rückfragen melden Sie sich gern bei uns.
Freundliche Grüße [Name des Gläubigers]
2. Zahlungsaufforderung (sachlich)
Guten Tag,
nach unseren Unterlagen ist der unten genannte Betrag zum [Stichtag] noch offen. Wir bitten Sie, den Betrag auf das unten genannte Konto zu überweisen.
Sind Sie der Meinung, dass der Betrag nicht oder nicht in dieser Höhe offen ist, teilen Sie uns das bitte mit.
Mit freundlichen Grüßen [Name des Gläubigers]
3. Mahnung (nachdrücklich, ohne Androhung)
Guten Tag,
der unten genannte Betrag ist nach unseren Unterlagen zum [Stichtag] weiterhin offen. Wir bitten Sie dringend, ihn jetzt zu überweisen.
Wenn Sie Fragen haben oder mit uns eine Zahlungsweise besprechen möchten, melden Sie sich bitte bei uns.
Mit freundlichen Grüßen [Name des Gläubigers]
Unter jedem Schreiben stehen Betragsübersicht (Hauptforderung, Kosten, Zinsen), Kontoverbindung und Aktenzeichen. Setzen Sie ein Zahlungsziel nur, wenn Sie es selbst festlegen wollen. Texte in eckigen Klammern ersetzen Sie.
Was bewirkt die Mahnung rechtlich?
Der Schuldner gerät durch eine Mahnung des Gläubigers in Verzug, wenn er nach Eintritt der Fälligkeit nicht leistet (§ 286 Abs. 1 BGB). Die Bezeichnungen der drei Stufen in den Mustertexten stammen nicht aus dem Gesetz; für den Verzug nennt § 286 BGB die Voraussetzungen. Eine Mahnung ist unter anderem entbehrlich, wenn ein kalendermäßiger Termin bestimmt ist oder der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert (§ 286 Abs. 2 BGB). Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung ein; gegenüber Verbrauchern nur, wenn darauf in der Rechnung besonders hingewiesen wurde (§ 286 Abs. 3 BGB). Der Schuldner kommt nicht in Verzug, solange die Leistung infolge eines Umstands unterbleibt, den er nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale beschreibt der Ratgeber Verzugszinsen berechnen. Ob Verzug in Ihrem Fall eingetreten ist, bewerten wir nicht.
Was gehört in ein Mahnschreiben?
Hilfreich sind: Aktenzeichen oder Rechnungsnummer, Datum, Betragsübersicht mit Hauptforderung, Zinsen und Kosten, Kontoverbindung, ein Ansprechpartner und der Hinweis, wie der Empfänger Einwände mitteilen kann. Dokumentieren Sie Versanddatum und -weg. Wie Sie Zinsen, Kosten und Zahlungen darstellen, steht im Ratgeber Forderungsaufstellung.
Wann kommt das gerichtliche Mahnverfahren?
Bleibt die Zahlung aus, kann das gerichtliche Mahnverfahren der nächste Schritt sein; es steht für Ansprüche auf Zahlung eines bestimmten Geldbetrags in Euro offen (§ 688 ZPO). Ablauf und Fristen: Mahnverfahren. Den gesamten Weg einer Forderung zeigt Forderungsmanagement im Unternehmen.
Produktbezug
So unterstützt einfach vollstrecken
einfach vollstrecken ist eine Software für Ihre eigene titulierte Forderung – für Unternehmen und für Privatpersonen. Die Software bereitet vor, Sie entscheiden.
- Mahnschreiben aus Mustertext: Für ursprünglich eigene Forderungen erzeugt einfach vollstrecken aus der Fallakte ein PDF-Schreiben; die Software versendet nichts, der Versand liegt bei Ihnen. Sie wählen einen von drei Mustertexten (Zahlungserinnerung, Zahlungsaufforderung, Mahnung), ändern ihn nach Bedarf und geben das Schreiben ausdrücklich frei. Die Software ergänzt Betragsübersicht (Hauptforderung, Kosten, Zinsen nach der Fallakte), Kontoverbindung und Girocode.
- Neutral: Die Mustertexte enthalten keine Aussagen zu Rechtsfolgen, keine Androhung und keine Frist; ein Zahlungsziel tragen nur Sie selbst ein. Die Software wählt keinen Text für Ihren Fall aus.
- Weiter bis zum Titel: Für Fälle ohne Titel unterstützt die Software beim gerichtlichen Mahnverfahren; mit dem Vollstreckungsbescheid entsteht der Titel in der Fallakte.
Häufige Fragen zu Zahlungserinnerung und Mahnung
Wann ist die Mahnung nötig?
Verzug tritt durch Mahnung nach Fälligkeit ein; sie ist unter anderem entbehrlich bei kalendermäßig bestimmtem Termin (§ 286 Abs. 1, 2 BGB). Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung ein; gegenüber Verbrauchern nur, wenn darauf in der Rechnung besonders hingewiesen wurde (§ 286 Abs. 3 BGB).
Darf ich Zinsen und Kosten verlangen?
Verzugszinsen sind nach § 288 BGB geschuldet, bei Entgeltforderungen gegen Nicht-Verbraucher zusätzlich eine Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB). Ob die Voraussetzungen in Ihrem Fall vorliegen, bewerten wir nicht.
Wie viele Mahnungen brauche ich?
Das ist gesetzlich nicht geregelt; Sie entscheiden, wie viele Stufen Sie nutzen.
Brauche ich dafür einen Anwalt?
Als Gläubiger mit eigener Forderung können Sie Schreiben und Anträge selbst erstellen. Für Sonderfälle wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt; eine Vermittlung bieten wir nicht an.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Stand 22.10.2026. Er ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Gesetze und Formulare ändern sich; maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung.
Software, keine Rechtsberatung. Für Sonderfälle: Unternehmen wenden sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder an einen registrierten Inkassodienstleister, Privatpersonen an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsantragstelle des Amtsgerichts. Eine Vermittlung bieten wir nicht an. Rechtliche Einordnung lesen
Sie haben eine Mahnung erhalten?
einfach vollstrecken ist eine Software für Gläubiger und berät nicht zu einzelnen Fällen. Bei Fragen zu einer Forderung wenden Sie sich an eine Schuldnerberatungsstelle oder an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt: Schuldnerberatungsstelle finden auf meine-schulden.de (abgerufen am 15.10.2026).
Quellen und Änderungen
Änderungsprotokoll dieses Ratgebers
| Datum | Änderung |
|---|---|
| 22.10.2026 | Redaktionelle und fachliche Überarbeitung (Lektorat): Hinweis zu den Stufen und zu § 286 BGB ergänzt. |
| 19.10.2026 | Erstfassung. |
Weiterlesen: passende Ratgeber
Verzugszinsen berechnen
Zinssatz, Formel und Beispiel.
Mahnverfahren
Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid.
Forderungsmanagement im Unternehmen
Vom offenen Posten bis zur Vollstreckung.
Nächster Schritt
Laden Sie die Muster herunter und passen Sie sie an. Wie die Software Mahnschreiben mit Betragsübersicht und Girocode erstellt, zeigt die Produktseite. Unternehmen testen 14 Tage kostenlos, Privatpersonen nutzen Pakete ab 39 € einmalig.